REFERENZ FÜR DIESEN ARTIKEL: VERHALTENSKODEX (COP) – ABSCHNITT ZUR KLASSIFIZIERUNG UND ZUM SCHLIESSEN VON NCs

F. Was ist eine Nichtkonformität (NC)?

Eine Nichtkonformität (NC) wird ausgestellt, wenn eine R2-Einrichtung nicht über ausreichende Beweise verfügt, um die Konformität mit einer Anforderung des R2-Standards nachzuweisen. Es liegt in der Verantwortung der R2-Einrichtung, dem Prüfer den Nachweis zu erbringen, dass jede R2-Anforderung von der Einrichtung erfüllt wird. Wenn der Prüfer während des Audits feststellt, dass es nicht genügend Beweise gibt, um zu überprüfen, ob die R2-Einrichtung eine bestimmte Anforderung erfüllt, wird ein NC ausgestellt und es sind Korrekturen und/oder Korrekturmaßnahmen erforderlich, um das Problem zu lösen.

F. Müssen alle Nichtkonformitäten behoben werden, bevor ein R2-Zertifikat ausgestellt werden kann?

Ja, sowohl schwerwiegende als auch weniger schwerwiegende Abweichungen müssen durch ein anschließendes Remote- oder Vor-Ort-Audit des CB-Auditors behoben und verifiziert werden, bevor ein R2-Zertifikat ausgestellt werden kann. Dies gilt sowohl für neue, erstmalig ausgestellte Zertifikate als auch für Zertifikate zur Rezertifizierung.

F. Werden während einer Prüfung festgestellte Abweichungen festgestellt? interne Anhörung Muss vor dem Audit der Zertifizierungsstelle geschlossen werden?

Alle im Rahmen der internen Prüfung der Einrichtung festgestellten R2-Abweichungen müssen vor der Zertifizierungs- oder Rezertifizierungsprüfung durch die Zertifizierungsstelle behoben und abgeschlossen sein , andernfalls werden sie vom Prüfer der Zertifizierungsstelle als Abweichung vermerkt. Einrichtungen werden daher dringend gebeten, ihre interne Prüfung rechtzeitig vor den Prüfungen durch die Zertifizierungsstelle abzuschließen, um ausreichend Zeit für die Behebung aller Abweichungen zu haben. Es empfiehlt sich, die interne Prüfung in der Mitte zwischen den jährlichen Prüfungen durch die Zertifizierungsstelle durchzuführen. Die Zertifizierungsstelle kann das R2-Zertifikat erst ausstellen, wenn alle Abweichungen behoben sind.

F. Was sind die verschiedenen Phasen des Korrekturmaßnahmenprozesses bei der Behebung einer NC?

Der Korrekturmaßnahmenprozess besteht aus vier Schritten:

1. KORREKTUR – der erste Schritt und die erste Maßnahme zur Beseitigung des identifizierten NC.
2. URSACHENANALYSE – die Bestimmung von warum ein NC ist aufgetreten. Eine Ursachenanalyse stellt sicher, dass Maßnahmen ergriffen werden, um die Ursache(n) für die NC zu beheben.
3. KORREKTURMASSNAHMEN – die vorgenommenen Änderungen, um die Ursache des NC zu beheben und ein erneutes Auftreten zu verhindern.
4. PRÜFUNG – der Schritt, der eine Überprüfung erfordert, um festzustellen, ob die Korrektur und die Korrekturmaßnahme wirksam umgesetzt wurden, um die NC(s) zu korrigieren. Abhängig von den Ergebnissen dieser Überprüfung kann es erforderlich sein, einige Änderungen vorzunehmen und den Vorgang zu wiederholen, bis festgestellt werden kann, dass die Korrektur und die Korrekturmaßnahmen wirksam umgesetzt wurden.

F. Ändern sich die Fristen für die Bearbeitung von NCs je nach Art der Prüfung?

Unabhängig von der Art des Audits ist die R2-Einrichtung verpflichtet, ihrer Zertifizierungsstelle innerhalb von 60 Tagen nach Ausstellung einer Nichtkonformitätsmitteilung (NC) einen Nachweis über die durchgeführten Korrekturen vorzulegen . Dies gilt sowohl für geringfügige als auch für schwerwiegende Nichtkonformitätsmitteilungen. Reicht die Einrichtung innerhalb der 60-Tage-Frist keinen Nachweis über die Korrekturen ein, ist die Zertifizierungsstelle verpflichtet, die Zertifizierung der Einrichtung auszusetzen ( sofern die Einrichtung zu diesem Zeitpunkt über eine gültige Zertifizierung verfügt).

Q.   Was ist der Unterschied zwischen einem Minor- und einem Major-NC?

Eine geringfügige Nichtkonformitätsanzeige (NC) wird von der Zertifizierungsstelle (CB) ausgestellt, wenn eine R2-Anlage die Einhaltung eines Teils der Anforderungen der R2-Norm nicht nachweisen kann. In der Regel gilt eine geringfügige NC als einmaliger Vorfall und führt nicht zu einer schwerwiegenden Nichterfüllung der R2-Anforderungen. Eine schwerwiegende Nichtkonformitätsanzeige (NC) wird von der CB ausgestellt, wenn eine R2-Anlage die Einhaltung aller oder der meisten Anforderungen der R2-Norm nicht nachweisen kann. Eine schwerwiegende NC stellt eine erhebliche Lücke bei der Erfüllung der R2-Anforderungen dar.

Darüber hinaus verlangt der R2-Verhaltenskodex die Ausstellung eines wichtigen NC durch die CB, wenn eine R2-Einrichtung unter einer oder mehreren der folgenden Bedingungen nicht in der Lage ist, die Konformität mit einer Anforderung des R2-Standards nachzuweisen:

• Es wurde eine Gruppe verwandter oder sich wiederholender NCs identifiziert, die auf eine unzureichende oder völlig fehlende Umsetzung einer R2-Standardanforderung hinweisen.
• Wenn die Korrekturmaßnahme für eine NC gegenüber dem vorherigen Audit nicht wirksam aufrechterhalten wurde.
• Fehler beim Identifizieren eines Fokusmaterialstroms im FM-Managementplan.
• Versäumnis, den Nachweis der Implementierung und Wartung eines Materialstroms (Ausrüstung, Komponenten oder Materialien) in Kern 1 vorzulegen.
• Es wird kein Nachweis über die Umsetzung einer definierten Prozessanforderung erbracht.
• Fehler beim Identifizieren eines Fokusmaterialstroms im FM-Managementplan.
• Fehler bei der Identifizierung eines nachgeschalteten Lieferanten im Flussdiagramm der nachgeschalteten Recyclingkette.
• Die Due Diligence wurde für Lieferungen von Controlled Streams gemäß der R2-Prozessanforderung Anhang A – Downstream-Recyclingkette nicht effektiv durchgeführt
• Nichterhalt einer gültigen SBFI-Lizenzvereinbarung.
• Falsche Darstellung eines Aspekts des Zertifizierungsumfangs, einschließlich der Existenz oder des Status von Einrichtungen/Verkäufernamen/Standorten, die mit dem Unternehmen verbunden sind.

Es ist wichtig zu verstehen, dass sowohl kleinere als auch größere NCs den Korrekturmaßnahmenprozess der R2-Anlage durchlaufen und die im COP festgelegten Fristen für den Abschluss einhalten müssen, mit Ausnahme von NCs der Stufe 1, die lediglich eine Überprüfung der Korrektur erfordern und keinen vollständigen Korrekturmaßnahmenplan benötigen.

F. Warum ist die Auditzeit meiner CB für die Schließung meiner NCs geplant? 

Die Zertifizierungsstelle (CB) ist verpflichtet , Prüfzeit für die Behebung von Abweichungen (NCs) festzulegen. Die Festlegung von Prüfzeit gewährleistet einen effektiven Prozess zur Überprüfung und Behebung von NCs vor dem nächsten Audit. Die zeitnahe Behebung von NCs verringert zudem das Risiko, dass eine R2-Anlage weiterhin zertifiziert bleibt, obwohl sie nicht den R2-Anforderungen entspricht. Ob eine Vor-Ort- oder Fernprüfung erforderlich ist, liegt im Ermessen der CB und hängt von der Anzahl und Art der NCs ab. Die CB kann außerdem den zusätzlichen Prüfzeitaufwand für die Behebung und Überprüfung von schwerwiegenden oder weniger schwerwiegenden NCs aus einem Audit festlegen.

Fazit: Eine frühzeitige und detaillierte Vorbereitung ist entscheidend, um Abweichungen zu vermeiden und ein erfolgreiches Audit zu gewährleisten. Die Qualität Ihrer Vorbereitung und internen Audits beeinflusst direkt das Ergebnis Ihres Zertifizierungsprozesses. Halten Sie ausreichend objektive Nachweise bereit, die dem Auditor belegen, dass alle Anforderungen der R2v3-Zertifizierung erfüllt sind. Sobald Abweichungen festgestellt werden, korrigieren Sie diese umgehend und stellen Sie dem Auditor die erforderlichen Nachweise zur Verfügung, um Verzögerungen oder einen Verlust Ihrer R2-Zertifizierung zu vermeiden.