R2 Anleitung & Wissensdatenbank
Fragen und Antworten zu Nichtkonformitäten
REFERENZ FÜR DIESEN ARTIKEL: VERFAHRENSKODEX (COP) - ABSCHNITT ÜBER KLASSIFIZIERUNG UND ABSCHLUSS VON NCs
F. Was ist eine Nichtkonformität (NC)?
Eine Nichtkonformität (NC) wird ausgestellt, wenn eine R2-Einrichtung nicht über ausreichende Beweise verfügt, um die Konformität mit einer Anforderung des R2-Standards nachzuweisen. Es liegt in der Verantwortung der R2-Einrichtung, dem Prüfer den Nachweis zu erbringen, dass jede R2-Anforderung von der Einrichtung erfüllt wird. Wenn der Prüfer während des Audits feststellt, dass es nicht genügend Beweise gibt, um zu überprüfen, ob die R2-Einrichtung eine bestimmte Anforderung erfüllt, wird ein NC ausgestellt und es sind Korrekturen und/oder Korrekturmaßnahmen erforderlich, um das Problem zu lösen.
F. Müssen alle Nichtkonformitäten behoben werden, bevor ein R2-Zertifikat ausgestellt werden kann?
Ja, beide Hauptfächer , Kleinere NCs müssen geschlossen und durch ein anschließendes Remote- oder Vor-Ort-Audit durch den CB-Auditor überprüft werden, bevor ein R2-Zertifikat ausgestellt werden kann. Hierzu zählen sowohl neue Erstzertifikate als auch Zertifikate, die im Rahmen einer Rezertifizierung ausgestellt wurden.
F. Werden während einer Prüfung festgestellte Abweichungen festgestellt? interne Anhörung Muss vor dem Audit der Zertifizierungsstelle geschlossen werden?
Alle R2-Nichtkonformitäten, die durch die Einrichtung festgestellt werden intern Prüfung müssen gelöst und geschlossen werden bevor Sie müssen das CB-Zertifizierungs- oder Rezertifizierungsaudit absolvieren oder sie werden vom CB-Auditor als NC erfasst. Den Einrichtungen wird empfohlen, ihr internes Audit rechtzeitig vor den Audits ihrer Zertifizierungsstelle abzuschließen, um genügend Zeit für die Bearbeitung aller NCs zu haben. Erwägen Sie die Planung interner Audits in der Mitte zwischen den jährlichen CB-Audits. Die CB kann das R2-Zertifikat erst ausstellen, wenn alle NCs geschlossen wurden.
F. Was sind die verschiedenen Phasen des Korrekturmaßnahmenprozesses bei der Behebung einer NC?
Der Korrekturmaßnahmenprozess besteht aus vier Schritten:
- KORREKTUR – der erste Schritt und die erste Maßnahme zur Beseitigung des identifizierten NC.
- URSACHENANALYSE – die Bestimmung von warum ein NC ist aufgetreten. Eine Ursachenanalyse stellt sicher, dass Maßnahmen ergriffen werden, um die Ursache(n) für die NC zu beheben.
- KORREKTURMASSNAHMEN – die vorgenommenen Änderungen, um die Ursache des NC zu beheben und ein erneutes Auftreten zu verhindern.
- PRÜFUNG – der Schritt, der eine Überprüfung erfordert, um festzustellen, ob die Korrektur und die Korrekturmaßnahme wirksam umgesetzt wurden, um die NC(s) zu korrigieren. Abhängig von den Ergebnissen dieser Überprüfung kann es erforderlich sein, einige Änderungen vorzunehmen und den Vorgang zu wiederholen, bis festgestellt werden kann, dass die Korrektur und die Korrekturmaßnahmen wirksam umgesetzt wurden.
F. Ändern sich die Fristen für die Bearbeitung von NCs je nach Art der Prüfung?
Unabhängig von der Art des Audits muss die R2-Einrichtung einen Nachweis darüber erbringen Korrektur innerhalb von 60 Tagen nach Ausstellung einer NC bei ihrer Zertifizierungsstelle (CB) einreichen. Dies umfasst sowohl kleinere als auch größere NCs. Wenn die Einrichtung innerhalb der 60-Tage-Frist keinen Korrekturnachweis vorlegt, ist die CB verpflichtet, das Zertifikat der Einrichtung auszusetzen (if die Einrichtung verfügt zu diesem Zeitpunkt über ein aktives Zertifikat).
| Art der Prüfung | WAS IST ERFORDERLICH, UM NCs ZU SCHLIESSEN? | Welche Zeit wird für NCs hinzugefügt? | ZEITPLAN PRO COP |
|---|---|---|---|
| Stufe 1 | Nur Korrektur | Die Auditzeit wird hinzugefügt, wenn Korrekturen nach Ermessen der CB vor Ort oder aus der Ferne überprüft werden müssen. | Die CB stellt sicher, dass die Zeitspanne zwischen den Audits der Stufen 1 und 2 sechs Monate nicht überschreitet. Wenn der Abschluss der Korrektur diesen Zeitraum überschreitet, muss die CB das Audit der Stufe 1 wiederholen. |
| Stufe 2 | Vollständiger Korrekturmaßnahmenprozess | Die Zertifizierungsstelle fügt Auditzeit hinzu, um zu überprüfen, ob CAs für kleinere/große NCs implementiert wurden und wirksam sind, um die Schließung von NCs vor der Genehmigung des Auditpakets oder der Zertifizierungsentscheidung zu bewältigen. Das Audit kann aus der Ferne oder vor Ort durchgeführt werden und die Art/Dauer des Audits liegt im Ermessen der CB. | Die Auditzeit muss innerhalb von 3 Monaten nach dem letzten Tag des Audits der Stufe 2 eingeplant werden. Wenn die NCs nicht innerhalb der festgelegten Frist geschlossen werden, wird die CB für die Kandidateneinrichtung ein erneutes Audit der Stufe 2 (spätestens 6 Monate nach dem Audit der Stufe 1) ansetzen. |
| Überwachung | Vollständiger Korrekturmaßnahmenprozess | Die Zertifizierungsstelle fügt Auditzeit hinzu, um zu überprüfen, ob CAs für kleinere/große NCs implementiert wurden und wirksam sind, um die Schließung von NCs vor der Genehmigung des Auditpakets oder der Zertifizierungsentscheidung zu bewältigen. Das Audit kann aus der Ferne oder vor Ort durchgeführt werden und die Art/Dauer des Audits liegt im Ermessen der CB. | Innerhalb von 6 Monaten nach Abschluss des Überwachungsaudits fügt die Zertifizierungsstelle Auditzeit hinzu, um zu überprüfen, ob CAs für kleinere/große NCs (entweder vor Ort oder aus der Ferne) implementiert wurden und wirksam sind, um die Schließung von NCs vor der Genehmigung oder Zertifizierung des Auditpakets zu bewältigen Entscheidung. Die Nichteinhaltung dieser Anforderung führt zur Aussetzung des Zertifikats. |
| Rezertifizierung | Vollständiger Korrekturmaßnahmenprozess | Die Zertifizierungsstelle fügt Auditzeit hinzu, um zu überprüfen, ob CAs für kleinere/große NCs implementiert wurden und wirksam sind, um die Schließung von NCs vor der Genehmigung des Auditpakets oder der Zertifizierungsentscheidung zu bewältigen. Das Audit kann aus der Ferne oder vor Ort durchgeführt werden und die Art/Dauer des Audits liegt im Ermessen der CB. | Der Remote- oder Vor-Ort-Audittermin muss innerhalb von 3 Monaten nach dem letzten Tag des Rezertifizierungsaudits eingeplant werden. Wenn die R2-Einrichtung die NCs nicht innerhalb der festgelegten Frist schließt, muss die R2-Einrichtung den R2-Zertifizierungsprozess erneut einleiten. Die Zertifizierungsstelle muss die Audits der Stufen 1 und 2 abschließen, damit die R2-Einrichtung zertifiziert werden kann. |
Q. Was ist der Unterschied zwischen einem Minor- und einem Major-NC?
Ein Minor NC wird von einer CB für Vorfälle ausgestellt, bei denen eine R2-Einrichtung nicht in der Lage ist, die Konformität nachzuweisen Teil einer Anforderung im R2-Standard. Normalerweise wird ein geringfügiger NC als Einzelfall betrachtet und führt nicht zu einem schwerwiegenden Versagen bei der Erfüllung der R2-Anforderungen. Ein Major NC wird von der CB ausgestellt, wenn eine R2-Einrichtung nicht in der Lage ist, die Konformität nachzuweisen alle oder die meisten einer Anforderung im R2-Standard. Ein großer NC gilt als erhebliche Lücke bei der Erfüllung der R2-Anforderungen.
Darüber hinaus verlangt der R2-Verhaltenskodex die Ausstellung eines wichtigen NC durch die CB, wenn eine R2-Einrichtung unter einer oder mehreren der folgenden Bedingungen nicht in der Lage ist, die Konformität mit einer Anforderung des R2-Standards nachzuweisen:
- Es wurde eine Gruppe verwandter oder sich wiederholender NCs identifiziert, die auf eine unzureichende oder völlig fehlende Umsetzung einer R2-Standardanforderung hinweisen.
- Wenn die Korrekturmaßnahme für eine NC gegenüber dem vorherigen Audit nicht wirksam aufrechterhalten wurde.
- Fehler beim Identifizieren eines Fokusmaterialstroms im FM-Managementplan.
- Versäumnis, den Nachweis der Implementierung und Wartung eines Materialstroms (Ausrüstung, Komponenten oder Materialien) in Kern 1 vorzulegen.
- Es wird kein Nachweis über die Umsetzung einer definierten Prozessanforderung erbracht.
- Fehler beim Identifizieren eines Fokusmaterialstroms im FM-Managementplan.
- Fehler bei der Identifizierung eines nachgeschalteten Lieferanten im Flussdiagramm der nachgeschalteten Recyclingkette.
- Die Due Diligence wurde für Lieferungen von Controlled Streams gemäß der R2-Prozessanforderung Anhang A – Downstream-Recyclingkette nicht effektiv durchgeführt
- Nichterhalt einer gültigen SBFI-Lizenzvereinbarung.
- Falsche Darstellung eines Aspekts des Zertifizierungsumfangs, einschließlich der Existenz oder des Status von Einrichtungen/Verkäufernamen/Standorten, die mit dem Unternehmen verbunden sind.
Es ist wichtig zu verstehen, dass sowohl kleinere als auch große NCs den Korrekturmaßnahmenprozess der R2-Einrichtung durchlaufen und die Fristen für den Abschluss gemäß COP einhalten müssen, mit Ausnahme der NCs der Stufe 1, die nur eine Überprüfung erfordern Korrektur und erfordern keine vollständige Korrekturmaßnahme Plan.
F. Warum ist die Auditzeit meiner CB für die Schließung meiner NCs geplant?
Ein CB ist falls angefordert um Prüfzeit für den Abschluss von NCs zuzuweisen. Durch die Zuweisung von Auditzeit wird ein effektiver Prozess zur Überprüfung und zum Abschluss von NCs vor dem nächsten Audit gewährleistet. Die rechtzeitige Schließung von NCs verringert auch das Risiko, dass eine R2-Einrichtung weiterhin zertifiziert bleibt, wenn sie nicht in Übereinstimmung mit den R2-Anforderungen arbeitet. Es liegt im Ermessen der CB, je nach Anzahl und Art der NCs, ob eine Vor-Ort- oder Fernverifizierung erforderlich ist. Die CB kann außerdem nach eigenem Ermessen bestimmen, wie viel zusätzliche Auditzeit erforderlich ist, um größere oder kleinere NCs aus einem Audit abzuschließen und zu verifizieren.
Fazit: Eine frühzeitige und detaillierte Vorbereitung wird der wichtigste Faktor für die Vermeidung von NCs und die Sicherstellung eines erfolgreichen Audits sein. Die Qualität Ihrer Vorbereitung und Ihres internen Audits wirkt sich direkt auf das Ergebnis Ihres Zertifizierungsprozesses aus. Halten Sie ausreichende objektive Beweise bereit, die dem Prüfer zeigen, dass alle R2v3-Anforderungen erfüllt werden. Und wenn Nichtkonformitäten festgestellt werden, nehmen Sie schnell die notwendigen Korrekturen vor und legen Sie Ihrem Auditor die erforderlichen Korrekturnachweise vor, um eine Verzögerung oder ein Erlöschen Ihrer R2-Zertifizierung zu verhindern.