PODCAST-TRANSKRIPT:

Interne Audits sind ein wichtiger Aspekt des R2-Standards. Tatsächlich gibt es spezifische Anforderungen für interne Audits in drei Schlüsselbereichen: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften; Datensicherheit und -bereinigung; und für die Prüfung der R2-Anforderungen insgesamt. Wie kann Ihre Einrichtung also ein effektives internes Auditprogramm aufbauen? Das ist das Thema dieser Episode von Ask the R2 Guru. Ich bin RG von SERI – Champions of Electronics Sustainability.

Aufgrund der Bedeutung des internen Auditprozesses entwickelt SERI neben diesem Podcast und anderen Leitfäden auch detaillierte Schulungen zu internen Audits, um R2-Einrichtungen beim Aufbau ihrer internen Auditprogramme zu helfen. Obwohl wir in diesem Podcast nicht auf alle diese Details eingehen, werden wir einige der Schlüsselelemente eines internen Auditprogramms besprechen, einschließlich der Identifizierung eines oder mehrerer interner Auditoren, der Entscheidung, ob oder wann ein externer Berater eingesetzt wird, der Entwicklung eines Interner Revisionsplan und Zusammenarbeit mit Ihrem internen Prüfer oder Berater, um einen internen Revisionsplan zu entwickeln.

Lassen Sie uns zunächst einen Blick darauf werfen, warum ein robuster interner Revisionsprozess so wichtig ist. Wie Ihr R2-Zertifizierungsaudit untersuchen die internen Audits Ihren Betrieb, um zu beurteilen, ob er in Übereinstimmung mit einer Reihe festgelegter Anforderungen durchgeführt wird.

Der wichtigste Vorteil eines gut konzipierten internen Auditprogramms besteht darin, dass potenzielle Probleme erkannt und behoben werden können, bevor sie zu einem Problem werden. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass ein internes Audit eine viel detailliertere Bewertung einer R2-Einrichtung sein kann als ein R2-Audit, das nur Stichproben von Prozessen vornimmt. Und der interne Auditprozess kann über die bloße Identifizierung von Bereichen möglicher Nichtkonformität hinausgehen, indem er einer Einrichtung dabei hilft, sicherzustellen, dass angemessene Nachweise wie Prozessaufzeichnungen oder Arbeitsanweisungen verfügbar sind. Diese Aufzeichnungen und andere Nachweise helfen der Einrichtung, die Konformität mit allen R2-Anforderungen eindeutig nachzuweisen.

Um effektiv zu sein, muss das interne Audit ein detaillierter Prozess sein. Was Sie in den Prozess stecken, bestimmt, wie effektiv er ist und was Sie davon haben. Wie wir bereits erwähnt haben, gibt es einige große Bereiche zu prüfen und zu planen. Sie können diese in beliebiger Reihenfolge absolvieren ... noch einmal, hier sind sie:

Sie müssen einen oder mehrere qualifizierte interne Prüfer auswählen und beauftragen. Mehr dazu gleich, aber dies sollte früh im Prozess abgeschlossen werden, da ihre Verfügbarkeit einen Großteil Ihrer verbleibenden internen Revisionsaktivitäten bestimmen wird.

Sie sollten auch entscheiden, ob Sie einen externen Berater hinzuziehen möchten, um Ihre Einrichtung bei der Vorbereitung auf eines oder mehrere dieser internen Audits zu unterstützen. Dies kann erforderlich sein, um die Anforderungen an die Auditorenkompetenz zu erfüllen oder um sicherzustellen, dass der Auditor von den zu auditierenden Prozessen unabhängig ist. Auch hier ist die Vorlaufzeit Ihr Freund.

Sie sollten Ihren Zeitplan für interne Audits um die von Ihrer Zertifizierungsstelle durchgeführten Audits herum planen und entwickeln. So haben Sie ausreichend Zeit für Korrekturen und Korrekturen Schließen Sie alle Abweichungen in Ihren internen Audits gefunden, bevor Sie Ihr R2-Audit durchführen.

Und Sie sollten einen Prüfungsprozess und -plan entwickeln, einschließlich aller Formulare oder anderer Ressourcen, die Sie und Ihre internen Prüfer verwenden werden, um Ihre Prüfungen durchzuführen und alle Ergebnisse aufzuzeichnen. Der Plan enthält Einzelheiten darüber, wie die Audits durchgeführt werden; was soll geprüft werden; wie die Audits geplant werden; und die verantwortlichen Personen.

Auch hier können diese vier großen Punkte – Auswahl der Auditoren, Einsatz von Beratern, Zeitplan für interne Audits sowie Auditpläne und -formulare – in beliebiger Reihenfolge ausgefüllt werden – je nachdem, was für Sie und Ihr Managementteam am sinnvollsten ist.

Ein weiterer wichtiger Punkt des internen Revisionsprozesses; In den R2-Anforderungen sehen Sie den Ausdruck kompetenter Wirtschaftsprüfer mehr als einmal erwähnt. Dies bedeutet, dass interne Auditoren angemessen geschult und in Audittechniken erfahren sein müssen und dass sie über Sachkenntnisse in zwei Bereichen verfügen müssen: die Prozesse, die sie auditieren, und die Kriterien, nach denen sie auditieren. Kompetenz kann durch eine Kombination aus drei Dingen nachgewiesen werden – formale Bildung, Ausbildung und Erfahrung.

Richtig ausgebildete und kompetente Auditoren schauen darüber hinaus, ob Sie nur über die grundlegenden dokumentierten Verfahren verfügen oder nicht, sondern beurteilen, ob die Vorgänge tatsächlich in Übereinstimmung mit diesen Verfahren und den anderen Anforderungen des Standards durchgeführt werden und ob die Ergebnisse des Prozesses produziert werden die angestrebten Ergebnisse. Ein Auditor wird dies tun, indem er Audit Trails identifiziert und verfolgt, die eine Reihe zusammenhängender Anfragen und Beobachtungen rund um eine Funktion oder Aktivität in Ihrer Einrichtung sind. Diese Audit-Trails helfen dabei, die vorhandenen Prozesse zu testen und zu bestätigen, dass sie in Übereinstimmung mit den geltenden Anforderungen arbeiten.

Ein Beispiel für einen Audit-Trail könnte die Auswahl eines verarbeiteten Geräts sein, das zur Wiederverwendung bestimmt ist, und die Bestätigung, dass es ordnungsgemäß verarbeitet wurde, indem die für dieses Gerät spezifischen Datenbereinigungs- und Testaufzeichnungen überprüft werden. Auf der Grundlage der durch diese Prozesse generierten Aufzeichnungen könnte der Prüfer dann bestätigen, ob diesem bestimmten Gerät die richtigen kosmetischen und funktionellen Produktkategorien zugewiesen wurden. Natürlich möchte der Prüfer zahlreiche Geräte auf diese Weise testen, um ein angemessenes Maß an Vertrauen zu erhalten, dass der Prozess wie beabsichtigt funktioniert. Und wenn Probleme oder Nichtkonformitäten identifiziert werden, würde der Prüfer diese Prüfpfade weiter verfolgen, um mögliche Ursachen und sogar das Ausmaß des Problems zu bewerten.

Ein weiteres Beispiel für einen Prüfpfad wäre die Bewertung eingehender Produkte und die Bestimmung, welche Fokusmaterialien sie enthalten. Der Prüfer würde dann bestätigen, dass die FMs im FM-Managementplan enthalten sind, und dann anhand geeigneter Verarbeitungs- und Versandaufzeichnungen überprüfen, dass die FMs an ordnungsgemäß qualifizierte nachgelagerte Anbieter gesendet werden.

Ein Prüfpfad kann also durch eine Kombination von Aktivitäten wie visuelle Beobachtungen, Überprüfungen von Aufzeichnungen, Überprüfung von Produkt- oder Verpackungsetiketten, Mitarbeiterbefragungen – wirklich alles, was die durchgeführten Prozesse oder die Ergebnisse dieser Aktivitäten demonstriert – entwickelt werden. Und obwohl diese Technik eine effektive Möglichkeit sein kann, Probleme vor Ihrem R2-Audit zu identifizieren und zu beheben, kann sie auch eine wertvolle Methode sein, um Trends wie häufige oder wiederkehrende Probleme zu identifizieren.

Um erfolgreich zu sein, müssen interne Auditoren die volle Unterstützung der Einrichtung haben und dürfen nicht darauf beschränkt sein, was das Audit abdeckt. Die Prüfung sollte auch nicht so zeitlich begrenzt sein, dass der Prüfer nur eine oberflächliche Überprüfung der damit verbundenen Tätigkeiten vornehmen kann. Und natürlich müssen alle durch den Prozess identifizierten Nichtkonformitäten aufgezeichnet und mithilfe des Korrekturmaßnahmenprozesses behoben werden. Andere identifizierte potenzielle Probleme sollten ebenfalls nachverfolgt und gegebenenfalls vorbeugende Maßnahmen ergriffen werden, um zu vermeiden, dass diese Probleme in Zukunft zu einer Nichtkonformität werden.

Aber ein internes Audit dient nicht nur dazu, Probleme zu lösen. Es kann auch verwendet werden, um positive Aktivitäten und Verbesserungsmöglichkeiten hervorzuheben, die von Ihrer Einrichtung weiter genutzt werden können.

Insgesamt hilft Ihnen ein robustes Auditprogramm nicht nur dabei, Probleme zu erkennen und zu vermeiden, bevor sie zu Nichtkonformitäten werden, sondern es kann Ihnen auch dabei helfen, die verschiedenen Nachweise zu identifizieren, die die Konformität mit den Anforderungen belegen, sodass Sie auf Ihre R2-Zertifizierung vorbereitet sind Prüfung. Denken Sie daran, dass das übergeordnete Ziel des internen Auditprozesses darin bestehen sollte, Nichtkonformitäten zu verhindern, anstatt sie einfach nur zu finden.

Wie ich bereits erwähnt habe, wissen wir beim SBFI, wie wichtig ein internes Audit-Programm sein kann. Wir entwickeln weiterhin neue Schulungstools, um Ihnen zu helfen, darunter neue Videos, Informationsblätter und Musterformulare. Neuigkeiten werden in der SBFI-Wissensdatenbank auf der SBFI-Website bekannt gegeben. Suchen nach Interne Anhörung oder überprüfen Sie die Kürzlich Hinzugefügt Spalte auf der Knowledge Base-Seite.

Das war es für diese Episode von Ask the R2 Guru. Danke wie immer an das SERI-Team für die Unterstützung bei der Produktion dieser Podcast-Serie. Dieser Podcast enthält viele Informationen, sodass Sie dieses vollständige Skript mit Links im Podcast-Bereich des finden können R2-Wissensdatenbank auf der Website des SBFI. Das finden Sie auf nachhaltiger Elektronik.org.