PODCAST-TRANSKRIPT:

Die häufigsten Nichtkonformitäten für R2v3 

Mehr als 600 R2v3-Audits wurden in Einrichtungen auf der ganzen Welt durchgeführt. Mit so vielen abgeschlossenen Audits kennen wir jetzt die häufigsten Probleme, die zu Nichtkonformitäten in diesen Einrichtungen geführt haben. In dieser Folge werden wir einige dieser Nichtkonformitäten untersuchen und Vorschläge machen, wie Sie und Ihre Einrichtung sich besser darauf vorbereiten können. Wir hoffen, dass Sie diese Folge von Ask The R2 Guru verfolgen. Ich bin RG von SERI, Champions of Electronics Sustainability.

Zunächst eine Anmerkung, dass dieser Podcast Ende Februar 2023 aufgezeichnet wird und Hunderte von R2-Einrichtungen noch dabei sind, auf den R2v3-Standard umzustellen. Aber wie ich bereits erwähnt habe, sind zusammengestellte Trends aus mehr als 600 abgeschlossenen Audits verfügbar. Anhand dieser Trends können wir die häufigsten Abweichungen identifizieren. Es gibt elf von ihnen und ich werde sie hier zu Beginn schnell auflisten und dann auf drei von ihnen detailliert eingehen. Sie müssen sich keine Notizen machen oder versuchen, sich diese Liste von 11 zu merken, da eine vollständige Abschrift dieses Podcasts im Podcast-Bereich der Wissensdatenbank verfügbar ist. Es ist auf der SERI-Website.

Lassen Sie uns also schnell diese Liste von 11 durchgehen, beginnend mit einem Problem aus Kernanforderung 4. Eine der 11 häufigsten Nichtkonformitäten war, dass R2-Einrichtungen die richtigen Nachweise fehlten, um die Rechtmäßigkeit ihrer Importe und Exporte nachzuweisen. Dies ergibt sich aus Kernanforderung 4(c)(1) und (2).

Als nächstes tauchten aus Kernanforderung 6 zwei Probleme auf. Erstens mangelte es einigen Einrichtungen an einer internen Korrelation zwischen ihren Sortier- und Bewertungskategorien und den Kategorien, die im R2 Equipment Categorization Document oder REC aufgeführt sind. Dies ist Kernanforderung 6(a)(2). Außerdem wurden Käufern, die wiederverwendbare Geräte kaufen, keine Kategorien aus dem REC offengelegt – insbesondere der Datenbereinigungsstatus und der kosmetische Zustand dieser Geräte. Dies stammt aus Kernanforderung 6(e)(2)(A).

Von Kernanforderung 7 haben einige Einrichtungen es versäumt, ein jährliches Datensicherheits- und Datenbereinigungsaudit durchzuführen, das in Kernanforderung 7(c)(3) vorgeschrieben ist. Und gemäß der Kernanforderung 7(b)(3) fehlte den Einrichtungen eine Beschilderung, die den unbefugten Zugang zu den Teilen ihrer Einrichtung kontrollierte, die der Speicherung, Auswertung und Verarbeitung von datentragenden Geräten gewidmet waren.

Ab Kernanforderung 8 verfügten die Einrichtungen bis zur endgültigen Entsorgung von Fokusmaterialien oder bis zur ersten R2V3-Einrichtung nicht über ein dokumentiertes und vollständiges Flussdiagramm nachgelagerter Anbieter.

Es gab zwei weitere häufige Nichtkonformitäten im Zusammenhang mit dem Management von nachgelagerten Anbietern; beide stammen aus Anhang A. Es scheint, dass einige Einrichtungen bei den beiden Optionen von Anforderung 4 in diesem Anhang verwirrt waren. Wir werden gleich darauf näher eingehen, aber die Einrichtungen haben ihre nachgelagerte Recyclingkette, die sie bei SERI verwalten, nicht registriert, wodurch ihre nachgelagerte Verfolgung an der ersten R2-Anlage enden kann. Auch aus Anhang A haben die Einrichtungen nicht alle Anforderungen von Anhang A(8) erfüllt, der eine vollständige und gründliche Qualifizierung von nachgelagerten Anbietern darstellt, die nicht R2v3-zertifiziert sind.

Die letzten drei häufigen Nichtkonformitäten, die bei den ersten 600 durchgeführten R2v3-Audits gefunden wurden, stammen alle aus Anhang B – Datenbereinigung. Aus Anhang B, Anforderung 5(c), fehlten Einrichtungen 60 Tage lang Videoaufzeichnungen aller Bereiche ihrer Einrichtung, in denen datentragende Geräte oder Materialien empfangen, gelagert oder weitergegeben werden. In einer damit verbundenen Nichtkonformität verfügten die Einrichtungen auch nicht über 60 Tage Videoaufzeichnungen der physischen Datenvernichtung in ihren Einrichtungen. Dies ist Anhang B Anforderung 9. Und schließlich wurde festgestellt, dass Einrichtungen nicht der Anforderung 13 von Anhang B entsprechen, die eine routinemäßige Probenahme aller logisch bereinigten Datenspeichermedien fordert, um zu überprüfen, ob Daten nicht durch kommerzielle Software wiederhergestellt werden können.

Lassen Sie uns den Rest dieses Podcasts damit verbringen, einen genaueren Blick auf drei dieser häufigen Nichtkonformitäten aus Kernanforderung 6, Kernanforderung 8 und Anhang A zu werfen.

Ich beginne damit, den Wortlaut der Kernanforderung 6(a)(2) des Standards vorzulesen. Bei der Erörterung der Dokumentation, die von Einrichtungen zur Bewertung, Sortierung und Kategorisierung elektronischer Gerätekomponenten und -materialien benötigt wird, müssen Einrichtungen gemäß Anforderung (a)(2) Folgendes tun:

Schließen Sie die anwendbaren Kategorien aus der R2-Gerätekategorisierung ein oder pflegen Sie eine dokumentierte Korrelation bestehender verwendeter Kategorien mit den in der REC definierten Kategorien, um die Funktionsebenen, den Datenbereinigungsstatus und den physischen Zustand der Artikel nachzuweisen.

Diese Anforderung ist in der Norm enthalten, damit Einrichtungen ihre eigenen Kategorisierungs- und Bewertungskategorien verwenden können, die sie möglicherweise seit Jahren verwenden oder die sich in ihrer vorhandenen Software befinden, solange sie ihre Kategorien mit den Kategorien im R2-Gerätekategorisierungsdokument abgleichen . Einrichtungen können die eine oder andere verwenden, aber die Abweichungen ergaben, dass viele Einrichtungen keines der beiden verwendeten – oder dass die von ihnen verwendeten Kategorien nicht mit den Kategorien im REC-Dokument übereinstimmten. Diese Anforderung wurde entwickelt, um Einrichtungen eine gewisse Flexibilität zu geben und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie über einen strengen Prozess zur Bewertung und Kategorisierung ihrer elektronischen Geräte, Komponenten oder Materialien verfügen und gleichzeitig ein gewisses Maß an Einheitlichkeit der Kategorisierung in allen R2-Einrichtungen aufrechterhalten.

In der Praxis könnte eine Einrichtung, die über ein etabliertes System zur Kategorisierung von Materialien verfügt, ihre verschiedenen Kategorien mit einer kurzen Beschreibung jeder einzelnen zusammen mit einer Auflistung der entsprechenden REC-Kategorie auflisten. Oder sie könnten die verschiedenen REC-Kategorien mit einer entsprechenden Liste der Kategorien der Einrichtung auflisten. Stellen Sie für Ihre Einrichtung einfach sicher, dass Sie die eine oder andere verwenden, entweder die REC-Kategorien für Datenbereinigungsstatus, Funktionalität und kosmetischen Zustand oder Ihre eigenen Kategorien, die mit denen in der REC übereinstimmen. Auf der Eröffnungsseite des REC erklärt der vierte Absatz dies und ermöglicht Ihnen, eine der beiden Methoden zu wählen. Unabhängig davon, welche Methode verwendet wird, ist es wichtig, dass R2-Einrichtungen die einleitenden Klassifikationen der REC wie R2 Controlled Stream, Uncontrolled Stream, Non-Data und Pre-Sanitization verwenden, da diese High-Level-Klassifizierungen für jede Einrichtung gelten und die erforderlichen Prozesse bestimmen folgen, wie z. B. Datenbereinigung, Tests, Reparatur, Materialrückgewinnung und Verwendung von nachgelagerten Anbietern.

Kernanforderung 8(a)(3) scheint ein weiterer Punkt für Verwirrung zu sein, was zu Abweichungen bei dieser Anforderung führt. Anforderung 8(a) betrifft die Entwicklung und Einhaltung eines FM-Managementplans in R2-Einrichtungen, und Anforderung 3 fordert Folgendes:

Wenn es sich nicht um den letzten Verarbeitungsort handelt, ein Flussdiagramm der nachgelagerten Recyclingkette, ausgewählt gemäß Anhang A, Nachgelagerte Recyclingkette, einschließlich der Identifizierung internationaler Bewegungen, entweder bis zur endgültigen Entsorgung oder der ersten nachgelagerten R2-zertifizierten Einrichtung.

Ein Flussdiagramm der nachgelagerten Recyclingkette einer Einrichtung wurde seit dem Start des R2-Standards von Hunderten von Einrichtungen verwendet, aber R2V3 macht dieses Flussdiagramm zu einer Anforderung. Für Einrichtungen, die auf den R2V3-Standard umstellen, könnte dies der Grund dafür sein, dass diese Anforderung übersehen wurde. Aber es ist nichtsdestotrotz eine Anforderung und muss in den Fokus-Materialmanagementplan jeder Einrichtung aufgenommen werden. Wenn Sie überprüfen, ob Sie dieses Flussdiagramm im FM-Plan Ihrer Einrichtung haben, denken Sie daran, dass, wenn Sie Materialien an einen R2v3-zertifizierten nachgelagerten Anbieter senden, die Nachverfolgung dieses Materials bei diesem R2v3-zertifizierten nachgelagerten Anbieter enden kann, sofern Sie dies tun Ihr nachgelagertes Lieferanten-Flussdiagramm beim SBFI eingereicht haben.

Als ich Compliance-Manager für einen R2-zertifizierten Refurbisher und Recycler war, bevor ich zum SERI-Team kam, stellte ich fest, dass ein nachgelagertes Flussdiagramm aus mehreren Gründen ein wirklich effektives Werkzeug war. Es war nicht nur eine einfache Möglichkeit, den Überblick über die verschiedenen nachgelagerten Anbieter zu behalten, sondern auch ein gutes Kommunikationstool, um den Rest des Personals darin zu schulen, wie wichtig es ist, den nachgelagerten Fluss von Fokusmaterialien genau zu verfolgen und zu verwalten . A Beispiel für ein nachgeschaltetes Flussdiagramm ist auf der Register Your Downstream-Seite in der Knowledge Base auf der SERI-Website verfügbar, und Episode 9 dieser Podcast-Serie enthält auch zusätzliche Informationen zur Nachverfolgung und Verwaltung von Downstream-Anbietern.

Dies schließt direkt an die dritte und letzte häufige Nichtkonformität an, die wir in diesem Podcast im Detail betrachten werden. Es knüpft sehr eng an das letzte an und stammt aus Anhang A, Anforderung (4). Es richtet sich an Betriebe, die ihre nachgelagerte Recyclingkette nicht beim SBFI anmelden. Auch wenn diese Nichtkonformität normalerweise gegen Anforderung (4)(b) geschrieben wird, handelt es sich hier wirklich um Anforderung (4)(a) und (b), da die beiden miteinander verbunden sind und R2-Einrichtungen eine Option zur Verfolgung ihrer nachgelagerten Anforderungen geben Recyclingkette. Sie können entweder ihre nachgelagerte Recyclingkette bis zur endgültigen Entsorgung oder bis zur ersten R2v3-Anlage verfolgen. Es liegt an Ihnen; hier ist die anforderung:

Eine R2-Anlage muss …

(a) die vollständige nachgelagerte Recyclingkette aller R2-kontrollierten Ströme bis zur endgültigen Entsorgung verfolgen und demonstrieren, oder
(B)  Registrieren Sie bei SERI den Teil der nachgelagerten Recyclingkette, den es verwaltet, einschließlich aller R2-kontrollierten Ströme bis zur endgültigen Entsorgung oder der ersten R2-Anlage, um eine Abbildung der gesamten Kette zu ermöglichen, und registrieren Sie alle Änderungen vor dem Versand.

 Mit der Erstellung dieses Teils des Anhangs A hat das Technical Advisory Committee des SBFI den Einrichtungen die Möglichkeit gegeben, welchen Weg sie wählen. Diese Einrichtungen können entweder ihre nachgelagerte Recyclingkette bis zur endgültigen Entsorgung aller Materialien verfolgen oder sie können ihre nachgelagerte Kette bei SERI registrieren und diese Materialien dann bis zur ersten R2v3-Einrichtung verfolgen, wo die Verfolgung endet.

Wenn dies ein wenig verwirrend erscheint, haben wir zwei verschiedene Trainings Videos auf Anhang A in der R2 Knowledge Base auf der SERI-Website und in diesen Videos gibt es Grafiken, die diesen Prozess viel detaillierter erklären. Damit Ihre Einrichtung diese Nichtkonformität vermeiden kann, ist es wichtig, eine dieser beiden Optionen zu wählen – entweder dokumentieren Sie alles für jeden nachgelagerten Anbieter bis zur endgültigen Entsorgung jedes Fokusmaterials oder reichen Sie Ihr nachgelagertes Flussdiagramm beim SERI ein. Es ist ein einfacher Prozess. Der unten stehende Formular mit denen Sie Ihre nachgelagerten Unterlagen einreichen, befindet sich auf der SBFI-Website.

Ganz gleich, ob Sie sich auf Ihr erstes R2V3-Audit oder Ihr erstes jährliches Überwachungsaudit vorbereiten, wir hoffen, dass diese Auflistung häufiger Nichtkonformitäten Ihnen dabei helfen wird, ein produktives und erfolgreiches Audit durchzuführen.

Eine letzte Anmerkung … einige R2-Einrichtungen könnten enttäuscht aus ihrem Audit hervorgehen, dass ihr Auditor einige Nichtkonformitäten gefunden hat, die korrigiert werden mussten, während andere möglicherweise ein Audit feiern, bei dem keine Nichtkonformitäten gefunden wurden. Denken Sie jedoch daran, dass der Prozess der R2-Zertifizierung bedeutet, dass Ihre Einrichtung unabhängig vom Ergebnis eines einzelnen Audits beschlossen hat, sich auf diese Audits vorzubereiten, um Ihre Einrichtung für einen hohen Standard rechenschaftspflichtig zu machen, der durch einen externen Auditprozess bestätigt wird, der dies erfordert Konformität mit allen anwendbaren Anforderungen. Und dieser Prozess schafft und verstärkt diese Verantwortlichkeit durch kontinuierliche Verbesserung, sodass Kunden mehr Vertrauen haben können, dass R2-Einrichtungen wie Ihre gebrauchte Elektronik ordnungsgemäß verwalten.

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Das war es für diese Episode von Ask the R2 Guru. Danke fürs Zuhören und wie immer danke an das SERI-Team für die Unterstützung bei der Produktion dieses Podcasts. Und noch einmal, Sie finden eine vollständige Abschrift dieses Podcasts mit einer Auflistung der häufigsten Nichtkonformitäten im Abschnitt „Podcast-Bibliothek“ der R2-Wissensdatenbank auf der Website des SBFI. Das finden Sie auf nachhaltiger Elektronik.org.