PODCAST-TRANSKRIPT:

Wir haben im Laufe des Jahres 2 von R2021-Einrichtungen und Zertifizierungsstellen gehört, die dieselben Fragen gestellt haben – wie gehen wir mit den logistischen Problemen der Auditierung um? Wir hören Sie, und eine Antwort ist Remote Transition Audits.

Was sind Remote-Übergangsaudits, wie kann sich eine Einrichtung dafür qualifizieren, und was müssen sie tun? Das ist das Thema dieser Episode von Ask The R2 Guru. Ich bin Roger Greive von SERI – Champions of Electronics Sustainability.

Beginnen wir damit, was ein Remote-Audit ist. Ganz einfach, ein Prüfer besucht Ihre Einrichtung nicht physisch, sondern verwendet stattdessen Videolinks, hochgeladene Dokumente und andere elektronische Kommunikation, um seine Prüfung durchzuführen. Es gibt einige wesentliche Unterschiede zwischen einem R2v3-Remote-Audit und einem Vor-Ort-Audit. Ein Remote-Audit hat zwei Hauptelemente. Das erste Element ist wie ein traditionelles Vor-Ort-Audit, bei dem der Auditor mit Personen in der Einrichtung interagiert, aber bei einem Remote-Audit Video- oder Audioverbindungen verwendet. Für das zweite Element arbeitet der Prüfer offline und überprüft die Dokumente und Aufzeichnungen, die von der Einrichtung hochgeladen wurden. Und da der Auditor offline arbeitet, wenn er die hochgeladenen Nachweise überprüft, kann das Audit über einen bestimmten Zeitraum in mehreren Abschnitten durchgeführt werden. Diese Segmente sind für jeden Prüfungsprozess individuell geeignet. Für R2-Einrichtungen, die nur Vor-Ort-Audits hatten, kann dies etwas gewöhnungsbedürftig sein, da ein Remote-Audit nicht nach einem kontinuierlichen Zeitplan erfolgt, der morgens beginnt und einige Tage hintereinander bis zum Ende des Tages läuft.

Mit Ausbruch der Pandemie Anfang 2020 hat das SBFI begonnen, mit den Zertifizierungsstellen zusammenzuarbeiten, um einen Prozess zur Durchführung von Fernüberwachungsaudits in R2-Anlagen zu entwickeln. Wir haben früh erkannt, dass für Einrichtungen, die neu bei R2 sind, ein Auditor tatsächlich physisch durch eine Einrichtung gehen muss, sodass erstmalige Remote-Audits nicht erlaubt waren. Und bis dieser neue Remote-Audit-Prozess gründlich getestet, erprobt und verfeinert wurde, war er auch für die längeren Rezertifizierungsaudits nicht zulässig. Aber jetzt, mit zwei Jahren Erfahrung in der Verwaltung von Remote-Audits, haben wir angekündigt, dass Remote-Übergangsaudits zum R2v3-Standard erlaubt sein werden. Es gibt eine Reihe von Bedingungen und Anforderungen, die erfüllt werden müssen, und wir werden in wenigen Minuten darauf eingehen, aber zum größten Teil ist dies ein Vorteil für R2-Einrichtungen, die sich qualifizieren. Es beseitigt einige logistische Hindernisse für Audits und macht die Auditplanung viel flexibler. Und da für den Auditor keine Reisekosten anfallen, wird ein Remote-Übergangsaudit wahrscheinlich Ihre Auditkosten senken.

Wenn diese Option verfügbar ist, lautet Ihre nächste logische Frage wahrscheinlich: „Kann das für meine Einrichtung funktionieren?“ Beginnen wir mit der Beantwortung dieser Frage mit den Rahmenbedingungen, die Ihre Einrichtung erfüllen muss. Erstens darf Ihre Einrichtung seit Ihrem letzten Audit keine wesentlichen Änderungen in Ihrer Organisation oder Ihrem Betrieb erfahren haben. Als Nächstes müssen Sie mit Ihrer Zertifizierungsstelle zusammenarbeiten, um festzustellen, ob ein eigenständiges R2v3-Übergangsaudit mit Ihrem gesamten Auditzeitplan funktioniert. Diese Remote-Übergangsaudits sind nicht in Managementsystem-Audits integriert. Sie müssen auch feststellen, ob Ihre Einrichtung über ausreichende Kommunikationstechnologie und -ressourcen verfügt, um einem Prüfer einen Fernvideozugriff auf alle Teile Ihrer Einrichtung zu ermöglichen, drinnen und draußen, und die Möglichkeit, ausgewählte Mitarbeiter bei Bedarf an ihren Arbeitsplätzen zu befragen. Arbeiten Sie noch einmal mit Ihrer Zertifizierungsstelle zusammen, um zu sehen, ob der Remote-Übergangsprüfungsprozess für Ihre Einrichtung funktionieren kann. Das SBFI hat die Option Remote Transition Audit zur Verfügung gestellt, aber die Entscheidung, ob Sie sich qualifizieren, liegt allein bei Ihrer Zertifizierungsstelle.

Wenn Sie sich qualifizieren, entspricht die Vorbereitung für ein Remote-Übergangsaudit weitgehend dem Prozess für ein R2v3-Vor-Ort-Audit. Dies sind Dinge wie die Durchführung eines internen Audits, eines Compliance-Audits und eines Datensicherheitsaudits sowie die Schließung aller bei diesen Audits festgestellten Nichtkonformitäten.

An einem Remote-Audit sind sechs Hauptaktivitäten beteiligt. Ich habe gerade über die erste gesprochen, die mit Ihrer Zertifizierungsstelle zusammenarbeitet, um zu sehen, ob Sie sich für eine qualifizieren. Wenn Sie dies tun, besteht der zweite Schritt darin, alle erforderlichen Unterlagen und Aufzeichnungen zu sammeln, die Sie für dieses Audit benötigen, und sie in eine sichere Online-Anwendung für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten zur Verwendung durch Ihre Zertifizierungsstelle hochzuladen. Wir haben ein Kontroll-Liste verfügbar in der Guidance Knowledge Base, um Ihnen dabei zu helfen.

Danach wird Ihr Prüfer überprüfen, ob alle wesentlichen Informationen für ihn zur Überprüfung verfügbar sind, und er wird ein Eröffnungstreffen vereinbaren, um mit dem Audit zu beginnen. Sie machen auch einen virtuellen Rundgang durch Ihren Standort und Ihre Betriebsabläufe.

Der vierte Schritt besteht darin, dass der Prüfer mit dem Überprüfungsprozess für Dokumente und Aufzeichnungen beginnt. Dies erfolgt offline und es ist wahrscheinlich, dass Sie während dieses Teils des Audits nicht in ständigem Kontakt mit dem Auditor stehen. Dieser Überprüfungsprozess ermöglicht es dem Prüfer zu bestimmen, welchen Prüfpfaden er folgen möchte und welche Vorgänge er während des folgenden Schritts überprüfen möchte.

Während des fünften Schritts führt der Auditor Interviews mit Arbeitern durch und beantwortet alle anderen Fragen, die sie möglicherweise zu Ihrem Betrieb, Ihrer Dokumentation oder Ihren Aufzeichnungen haben.

Der letzte Schritt ist eine virtuelle Abschlussbesprechung, bei der Sie die Auditergebnisse und insbesondere alle während des Audits festgestellten Abweichungen überprüfen können.

Wenn Sie diese Podcast-Serie regelmäßig hören, haben Sie mich das schon einmal sagen gehört – in der R2 Guidance and Knowledge Base finden Sie hilfreiche Ressourcen zu Remote-Übergangsaudits. Wenn Sie suchen Remote-Übergangsprüfung, Sie finden eine Kontroll-Liste das Sie durch jeden Schritt des Prozesses führt, einschließlich der Vorbereitungen vor dem Audit, der Bestimmung des Umfangs Ihres Betriebs, der Einrichtung der richtigen technischen Verbindungen für das Remote-Audit und schließlich einer umfassenden Liste der Dokumentation, die Sie hochladen müssen. Sie finden auch eine Frage-Antwort-Blatt und der vollständige Text von SBFI Advisory 24 das den Remote-Übergangs-Audit-Prozess im Detail abdeckt.

Auch hier sind diese Remote-Übergangsaudits nicht für alle Einrichtungen und in allen Situationen geeignet, aber wenn Sie sich qualifizieren, bietet ein Remote-Audit eine gewisse Flexibilität in Ihrem Übergangsprozess zum R2V3-Standard.

Wie immer hoffe ich, dass Ihnen diese Folge von Ask The R2 Guru gefallen hat und Sie sie hilfreich fanden. Vielen Dank an Sean DeVries, Sarah Kim und Jeff Seibert für ihre Unterstützung bei der Produktion dieser Podcast-Serie. Wenn Sie Fragen oder Kommentare haben oder ein Thema für einen zukünftigen Podcast vorschlagen möchten, verwenden Sie bitte das Kontaktformular auf der SERI-Website. Das finden Sie bei SustainableElectronics.org.