Phase 1 – Vorqualifizierung

Während Phase 1 wird die R2-Einrichtung der CB den Nachweis erbringen, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Vorhandene R2-Zertifizierung mit demselben Geltungsbereich und derselben Adresse
• Aktuelle SERI-Lizenzvereinbarung.
• Zertifizierung für ein Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsmanagementsystem (EHS) (siehe Liste der akzeptierten Standards auf der Website von SERI). Die EHS-Zertifizierung muss von einer CB ausgestellt werden, die von einer Akkreditierungsstelle akkreditiert ist, die ein IAF-MLA-Unterzeichner ist. Hinweis: Sobald eine Akkreditierungsstelle Unterzeichner des IAF MLA ist, ist sie verpflichtet, Zertifikate sowie Validierungs- und Verifizierungserklärungen anzuerkennen, die von Konformitätsbewertungsstellen (auch CBs genannt) ausgestellt wurden, die von allen anderen Unterzeichnern des IAF MLA akkreditiert wurden, im entsprechenden Umfang.
• Zertifizierung nach einem für SERI akzeptablen Qualitätsmanagementsystem (QMS) (siehe Liste der akzeptierten Standards auf der Website von SERI), sofern zutreffend. Ausgestellt von einer CB, die von einer AB (Akkreditierungsstelle) akkreditiert ist, die ein IAF-MLA-Unterzeichner ist.
• Abschluss eines R2v3-internen Audits des gesamten Betriebsumfangs, einschließlich aller R2v3-Kernanforderungen und anwendbaren R2v3-Prozessanforderungen.
• Implementierung von Korrekturmaßnahmen für alle Nichtkonformitäten (NCs), die während des internen Audits von R2v3 festgestellt wurden.
• Abschluss eines Audits zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch einen kompetenten internen Prüfer, der sich mit den Abläufen und allen geltenden Anforderungen auskennt (dies kann eine kompetente Person aus Ihrer Einrichtung oder eine externe Ressource oder ein externer Berater sein)
• 100 % Due Diligence und Qualifizierung aller nachgelagerten Lieferanten gemäß Anhang A (7) und A (8).
• Abschluss eines Datenbereinigungsplans gemäß Core 7.
• Abschluss eines R2-Wiederverwendungsplans, sofern zutreffend, gemäß Core C.
• Erforderliche Versicherung(en) gemäß Kern 9 und Anhang A und E, sofern zutreffend.

Die Einrichtungen müssen die folgenden Vorqualifikationsanforderungen berücksichtigen:

1. Bedeutsame Änderungen - Bei wesentlichen Änderungen muss die CB eine Vor-Ort-Prüfung der Änderungen durchführen. Beispiele für wesentliche Änderungen könnten unter anderem die Erweiterung des Umfangs der Anlage um einen neuen Prozess oder akzeptierten Materialstrom sein; oder Änderungen am Zertifizierungssystem, wie z. B. die Erweiterung einer einzelnen Einrichtung auf einen Campus; oder eine Einrichtung wird von einem Standort an einen anderen verlegt; usw. Es liegt im Ermessen der CB zu bestimmen, was eine wesentliche Änderung darstellt, die eine Prüfung vor Ort erfordern würde.
2. Dateifreigabe – Alle Aufzeichnungen und Dokumente müssen dem Prüfer in einem sicheren Dateifreigabesystem zur Verfügung gestellt werden. Einige Beispiele sind DropBox, Box, Google Drive und/oder Anwendungen, die Beweise enthalten, wie CycleLution, Makor, RazorERP usw.
3. Video teilen - Eine tragbare Video-Sharing-Anwendung wie FaceTime, Google Duo, WhatsApp, MS Teams usw. ist für die Durchführung von Live-Interviews, Arbeitsgesprächen und visuellen Rundgängen und Bewertungen aller Bereiche im Innen- und Außenbereich erforderlich an den Standorten der R2-Einrichtung. Testen Sie alle Bereiche des Standorts auf ausreichende Konnektivität (Mobilfunk oder WLAN) und stellen Sie sicher, dass es keine Funklöcher gibt, in denen der Video- oder andere Informationsaustausch eingeschränkt oder nicht möglich ist, einschließlich der Außenbereiche des Grundstücks (z. B. Lager, Parkplatz und Außengelände). ). Die Prüfung wird ausgesetzt, wenn die Videofreigabe nicht funktioniert oder keine ausreichende Audioklarheit bietet.
4. Mitarbeiter- und Bearbeitungsverfügbarkeit – Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Mitarbeiter für die Teilnahme am Remote-Audit zur Verfügung stehen, um die Auditziele zu unterstützen und sicherzustellen, dass alle Prozessanforderungen und Aktivitäten im Rahmen der Zertifizierung zum Zeitpunkt des Audits überprüfbar sind.

Phase 2 – Informationsbeschaffung

Die R2-Einrichtung ist dafür verantwortlich, die in Tabelle 1 des COP, Version 2.2, angegebenen Dokumente hochzuladen, damit der Prüfer in der Dateifreigabeanwendung darauf zugreifen kann. Wenn einige Dokumente und Aufzeichnungen im Papierkopieformat vorliegen, muss die R2-Einrichtung diese Dokumente scannen und in die Dateifreigabeanwendung hochladen.

In Tabelle 1 sind die erwarteten Unterlagen und Aufzeichnungen aufgeführt, die von der R2-Einrichtung mindestens 10 Tage vor Phase 3 hochgeladen werden müssen.   Diese Dokumente und Aufzeichnungen müssen während aller Phasen verfügbar bleiben. Die Weitergabe der in Tabelle 1 geforderten Dokumente und Unterlagen per Videokonferenz ist nicht gestattet. Nicht alle Dokumente in Tabelle 1 gelten für jede Überwachung, jedoch sind für jede Überwachung die Kernanforderungen 1, 5, 7 und 8 erforderlich. Das Audit kann nicht beginnen, wenn die R2-Einrichtung in Phase 2 keine dieser Dokumente und Aufzeichnungen zur Verfügung stellen kann. Der Auditor kann auch zusätzliche Dokumente und Aufzeichnungen anfordern, die nicht in Tabelle 1 aufgeführt sind. Tabelle 1 ist als repräsentative Liste gedacht, nicht als eine umfassende Liste der Dokumente, die während des Auditprozesses überprüft werden. Unten finden Sie einen Screenshot von Tabelle 1 unter Abschnitt 9.2 im COP. Weitere Einzelheiten dazu, welche Dokumente gemäß den einzelnen Anforderungen überprüft werden müssen, finden Sie in diesem Abschnitt des COP.

Phase 3 – Eröffnungstreffen, Betriebsbesichtigung

Die R2-Einrichtung wird bei einem virtuellen Eröffnungstreffen anwesend sein, dem eine ausführliche/allumfassende virtuelle Besichtigung der Einrichtung folgt. Die Tour soll einen gründlichen Überblick über die Aktivitäten und Prozesse der R2-Einrichtung geben. Die Tour findet drinnen und draußen statt und nutzt die praktische Video-Sharing-Anwendung. Diese Tour umfasst alle Standorte auf dem Campus und kontrollierte Prozesse/Aktivitäten außerhalb der R2-Einrichtung, beispielsweise die Datenvernichtung außerhalb des Standorts.

Phase 4 – Dokumentation und Überprüfung der Aufzeichnungen

Phase 4 soll dem Auditor Zeit geben, die hochgeladenen Aufzeichnungen und Dokumentationen unabhängig zu überprüfen und die Konformität im R2v3-Auditbericht zu dokumentieren. Die Phasen 4 und 5 sind iterativ und können nicht sequentiell durchgeführt werden, um dem Prüfer die Möglichkeit zu geben, zu den Interviews der Phase 5 überzugehen, um die in Phase 4 bewerteten Informationen zu testen und zu verifizieren, ob die Ziele jeder Phase und des Audits erreicht werden können. Es liegt in der Verantwortung der R2-Einrichtungen, sicherzustellen, dass alle zusätzlichen Aufzeichnungen und Dokumente bei Bedarf in das Dateifreigabesystem hochgeladen werden.

Phase 5 – Interviews, Nachbereitung

Während dieser Phase führt der Auditor Interviews durch, um zu bestätigen, dass der Betrieb der R2-Einrichtung aktiv läuft, soweit dies für den Geltungsbereich des Zertifizierungs- und Auditplans gilt. Es liegt in der Verantwortung des Prüfers, sicherzustellen, dass ausreichende Nachweise überprüft werden, um die Konformität mit dem R2v3-Standard und dem Umfang der R2-Einrichtung nachzuweisen.

Phase 6 – Abschlussbesprechung

In dieser Phase findet die Abschlussbesprechung statt. Der Auditor teilt NCs mit, wie in der Auditdokumentation und im Auditbericht festgehalten.

Zusätzliche Erwartungen bei einem R2v3-Fernüberwachungsaudit

• Pausen, Pausen oder andere Anpassungen der Auditzeit oder des Auditformats können erforderlich sein, um das Remote-Audit vollständig abzuschließen, insbesondere wenn es technische Probleme gibt. Die CB wird bei Bedarf Zeit hinzufügen, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass die gesamte Auditzeit eingehalten wird.
• R2 Facility stellt rechtzeitig alle Mitarbeiter zur Verfügung, mit denen der Prüfer während des Fernaudits sprechen möchte.
• Der Prüfer oder die Zertifizierungsstelle können sich jederzeit während der Prüfungsphasen dafür entscheiden, zusätzliche Aufzeichnungen oder Dokumente zu überprüfen, und liegen daher im Ermessen, bei Bedarf zusätzliche Zeit einzuplanen und/oder die Notwendigkeit einer Vor-Ort-Prüfung zu bestimmen.
• Während des gesamten Auditprozesses sind rechtzeitige Antworten der R2-Einrichtung zur Information erforderlich.
• Korrekturmaßnahmen und technische Überprüfungsverfahren richten sich nach den Anforderungen des COP und den Verfahren der CB. Ein R2v3-Zertifikat wird nicht ausgestellt oder eine „fortgesetzte Registrierung“ wird nicht kommuniziert, bis alle R2v3-Remote-Audit-NCs mit objektiven Beweisen durch die CB als abgeschlossen verifiziert wurden.
• Im Rahmen des SERI-Assurance-Programms kann SERI bei jedem Fernaudit dabei sein, um die Wirksamkeit des Prozesses zu überwachen.