TRANSCRIPCIÓN DEL PODCAST:   

Consejos útiles al programar su Auditoría Interna

En el estándar R2v3 hay algunos cambios en las interacciones entre las auditorías internas y las auditorías R2 de terceros y es importante que los recicladores y restauradores estén al tanto de estos cambios mientras se preparan para la transición al estándar R2V3. Ese es el tema de este episodio de Ask The R2 Guru. Soy Roger Greive, de SERI, reciclaje internacional sostenible de productos electrónicos.

Si tiene poco tiempo, aquí está el corazón de este podcast en dos oraciones: debe programar su auditoría interna, auditoría de seguridad de datos y auditoría de cumplimiento legal con mucha anticipación a su auditoría R2 anual. La razón de esto es que cualquier disconformidad encontrada en estas tres auditorías debe cerrarse antes de su auditoría R2 anual.

Así que retrocedamos unos pasos... El estándar R2V3 se basa en la idea de mejora continua. Las instalaciones son más fuertes cuando se comprometen a mejorar y mantener su conformidad con las mejores prácticas. Las no conformidades, siempre que se encuentren, o no pretendan ser un castigo, sino una oportunidad para examinar de cerca su operación y realizar mejoras continuas.

Voy a usar la frase "cierre su disconformidad" a lo largo de este podcast, así que quiero dejar claro lo que queremos decir con eso. En todos los sistemas de gestión, así como en el estándar R2, se espera que las instalaciones de R2 lleven a cabo un proceso documentado para cerrar cualquier incumplimiento. Como probablemente sepa, este proceso consta de cuatro pasos.

1. El primer paso es elimina necesidad de pilares angulados que detiene lo que sea que haya causado la no conformidad en primer lugar.
2. El segundo paso es análisis de causa raíz lo que le permite averiguar por qué ocurrió la no conformidad. Hay muchos métodos para encontrar la causa raíz, el más conocido es el método de los cinco porqués.
3. El tercer paso es acción correctiva que establece controles para abordar la causa raíz y no la disconformidad original.
4. Finalmente hay verificación que supervisa los cambios implementados para asegurarse de que sean efectivos para evitar que la no conformidad vuelva a ocurrir.

Cuando estos cuatro pasos han concluido y las acciones han sido documentadas, la no conformidad se considera cerrada.

Por eso es tan importante que cualquier disconformidad encontrada en una auditoría interna, de cumplimiento legal o de seguridad de datos deba cerrarse antes de su auditoría R2 anual. Si no están cerrados, su auditor R2 agregará estas no conformidades a cualquier otra no conformidad que pueda encontrar en su auditoría R2 anual. Si hay muchas de estas no conformidades anteriores sin resolver, existe la posibilidad de que su auditor tenga una nueva no conformidad relacionada con su proceso de acción correctiva, y usted no quiere eso.

Debe equilibrar la necesidad de tiempo adecuado para cerrar cualquier NC encontrada en sus auditorías internas, de cumplimiento legal o de seguridad de datos con la posibilidad de que se introduzcan nuevas condiciones, materiales o procedimientos en el tiempo entre esas auditorías y la auditoría R2 anual. No es una buena práctica realizar una auditoría interna un mes después de su auditoría R2 anual, pero tampoco debe esperar hasta un mes antes de su auditoría anual.

Este es el orden ideal de una secuencia de auditoría: su instalación prepara toda la documentación antes de la auditoría interna, de seguridad de datos y de cumplimiento legal. Cualquier disconformidad encontrada en estas tres auditorías se cierra después del proceso de cuatro pasos de corrección, análisis de causa raíz, acciones correctivas y verificación. La documentación del cierre de estas no conformidades está disponible para su auditor R2 como parte de su determinación de la preparación para la auditoría de la Etapa 1, o como parte de la documentación previa a la auditoría para las auditorías de Vigilancia o Recertificación. Este proceso de No Conformidad está cubierto en detalle en el Código de Prácticas R2v3. Se encuentra en la sección 8.9 en la página 30 de la última versión en PDF del COP, revisión 2.2.

Un par de elementos adicionales a medida que cerramos este episodio. Para su auditoría interna, auditoría de seguridad de datos y auditoría de cumplimiento legal, es importante garantizar la competencia del auditor para cada una. Por lo general, esto requiere más de un auditor debido a los antecedentes y la capacitación necesarios para cada una de estas tres áreas. Si tiene una instalación de tamaño pequeño a mediano, puede considerar que una persona externa realice estas auditorías para evitar conflictos de intereses. Un auditor no puede tener la responsabilidad de corregir las no conformidades que haya encontrado.

Finalmente, otro cambio en el estándar R2v3 es que cualquier disconformidad, mayor o menor que se encuentre en su auditoría R2 anual, debe cerrarse antes de que se pueda emitir su nuevo certificado R2. También se pueden encontrar más detalles sobre este proceso en la misma sección del código de prácticas.

Como siempre, espero que hayas disfrutado este episodio de Pregúntale al gurú de R2 y lo encontré útil. Gracias a Sean DeVries, Sarah Kim y Jeff Seibert por su ayuda en la producción de esta serie de podcasts. Si tiene alguna pregunta o comentario o desea sugerir un tema para un futuro podcast, utilice el formulario Contáctenos en el sitio web de SERI. Nos encontrará en Sustainable electronics.org.