TRANSCRIPCIÓN DEL PODCAST:

Auditorías internas: una conversación con Sarah Smart
26 de agosto de 2022

Las auditorías internas son un aspecto tan importante del proceso de certificación R2 que hemos decidido hacer otro podcast sobre este tema. Hoy entrevistaré a la especialista en R2 de SERI, Sarah Smart, en este episodio de Ask the R2 Guru. Soy Roger Greive de SERI - Campeones de Sustentabilidad Electrónica.

Sarah Smart ha estado capacitando a auditores de todo el mundo en el ámbito ambiental, de salud y seguridad durante más de 20 años. Se une a nosotros desde su granja de pasatiempos en el norte de Michigan, donde se enfoca en vivir su sueño de sustentabilidad.

(RG) Sarah, usted ha hecho más que cualquier otra persona para capacitar a todos los auditores para R2, por lo que es la persona perfecta para hablar cuando discutamos las auditorías internas. Entonces, antes que nada, bienvenidos a este podcast.

(SS) Gracias, Roger, por invitarme. Estoy muy emocionado de poder hablar contigo sobre la auditoría interna.

(RG) Entonces, ¿por qué, en su opinión, es importante una auditoría interna?

(SS) Una auditoría interna es una excelente herramienta de preparación para todas las auditorías externas que serán una constante en el proceso de certificación del reciclador: la etapa inicial 1/etapa 2, las auditorías de seguimiento y de recertificación. Pero también puede proporcionar valor para las organizaciones como un medio para identificar mejoras continuas y áreas que faltan.

(RG) Entonces, ¿cuáles son las principales diferencias entre una auditoría interna y una auditoría del sistema de gestión para ISO 14001 o RIOS?

(SS) Nos gusta decir que una auditoría interna para R2 realmente analiza resultados. Estamos analizando algo más que los procedimientos y las políticas que componen un sistema de gestión. Si busca ISO 9000, 14000, 45001 o RIOS, todas esas son infraestructuras que proporcionan el sistema de gestión sobre el que se basan los requisitos de R2.

Cuando observa una auditoría interna de R2, en realidad está analizando los detalles... los resultados... ¿cómo se implementan los requisitos de R2? Es una auditoría basada en los resultados que analiza los registros, frente a una auditoría basada en procedimientos que analiza los procedimientos y políticas documentados en el sistema de gestión. La auditoría R2 se centrará en rastrear los envíos hasta cosas como los registros de desinfección de datos y los registros de prueba y reparación.

(RG) ¿Es eso lo que quiere decir con un registro de auditoría? Lo mencionas mucho en la capacitación de auditor líder.

(SS) Una pista de auditoría es algo nuevo de lo que comencé a hablar en la clase de auditor líder. Es realmente información de triangulación. Usted toma un envío y lo rastrea hasta el equipo que estaba en ese envío. Usted mira los registros de prueba y reparación posiblemente para ese envío, los registros de desinfección de datos para ese envío. Al observar los detalles de un envío en particular, está triangulando hacia atrás, conectando un registro de envío a un registro de desinfección de datos, a un registro de prueba y reparación. Eso es mirar la pista de auditoría: tomar una parte específica de la información y rastrearla hasta otras partes de la información.

(RG) ¿Se puede aplicar esta pista de auditoría a una pieza individual del equipo en lugar de a un envío completo?

(SS) Absolutamente, Rogelio. Considere la situación en la que el auditor está recorriendo el almacén. Podrían sacar un equipo del estante que estaba listo para enviarse a un usuario final, luego rastrear el identificador único específico para ese equipo hasta un registro de prueba y reparación, hasta un registro de estandarización de datos. O podría mirar una pieza de equipo que se encuentra en el área de un operador y que se acaba de completar. Entonces, definitivamente, puede usar una pieza única de equipo en lugar de un envío.

(RG) Bueno, hablando en general sobre el proceso de auditoría, Sarah, una de las cosas más importantes que puede hacer la instalación es encontrar un buen auditor interno. En el pasado, muchas de nuestras comunicaciones decían que la competencia del auditor puede demostrarse mediante alguna combinación de capacitación, experiencia y educación. Usted tiene mucha experiencia en esto al capacitar a casi todos los Auditores Líderes que hemos tenido. ¿Cómo se relaciona eso con el proceso de competencia de auditoría interna?

(SS) Cuando pensamos en determinar la competencia de cualquier individuo, observamos una combinación de capacitación, educación y experiencia. Y cuando pensamos en el auditor interno R2, queremos considerar específicamente cuáles son las actividades y los procesos que este auditor interno observará. ¿Van a buscar pruebas y reparaciones, o desinfección de datos? ¿Estarán buscando requisitos de tipo de cumplimiento, requisitos legales y reglamentarios?

Entonces, cuando damos la vuelta, tenemos que preguntarnos, como auditor interno de mi organización, ¿cuáles son las calificaciones específicas necesarias para my ¿auditor interno? No cualquier auditor interno, sino un auditor interno que tenga los requisitos y capacidades específicos para auditar mi organización. El Directorio de consultores en el sitio web de SERI es un excelente lugar para comenzar porque esas personas específicas en la lista han recibido capacitación de auditor líder R2v3. Si bien el Directorio de consultores puede ser un buen lugar para comenzar, no es necesario que realice una capacitación de auditor líder de R2v3 para convertirse en un auditor interno de R2v3. Lo que es más importante es que el auditor interno tenga una muy buena comprensión de los requisitos de R2v3 y comprenda el tipo de operación y trabajo que se lleva a cabo. Entonces, como dije, prueba y reparación, desinfección de datos, procesamiento de equipos, componentes o materiales específicos... ¿qué administra y qué debe saber su auditor interno?

(RG) Entonces, una instalación ha encontrado uno o más auditores internos, tienen su programa juntos, tienen sus materiales reunidos. Mientras terminamos aquí, hablemos de cómo hacer una auditoría interna. ¿Qué debe hacer una instalación, qué debe hacer un auditor y cómo trabajan juntos para que esto suceda?

(SS) Gran pregunta, Rogelio. No creo que haya una metodología específica para llevar a cabo una auditoría interna. Una vez más, si va a elegir un auditor interno, es de esperar que ese auditor tenga experiencia en auditoría. Sin embargo, cuando hablamos de realizar una auditoría interna, siempre bromeo en mi clase de auditor líder diciendo que el liderar El trabajo del auditor es buscar la conformidad, y el trabajo del interno auditor es buscar la no conformidad. La razón por la que digo eso es porque un auditor interno realmente está profundizando en los requisitos de R2v3 y cómo ese reciclador puede mostrar evidencia objetiva a un cliente... evidencia objetiva a un auditor externo, sobre cómo se están implementando realmente los requisitos de R2v3.

No se trata solo de tener el gran Plan de saneamiento de datos o el Plan de reutilización R2, sino de mostrar inicial que el Plan de Sanitización de Datos y el Plan de Reutilización de R2 están siendo implementados. Cuando miramos una auditoría interna, el proceso es tomar los requisitos R2 en los procedimientos y políticas del reciclador, y realmente demostrar en un informe de auditoría y evidencia de auditoría que el reciclador está reunión esos requisitos R2. Eso se puede hacer recorriendo las instalaciones y observando las actividades reales que se llevan a cabo junto con la documentación y, como dije antes, triangularlo con esos registros de desinfección de datos y esas pruebas y registros de reparación.

(RG) Al cerrar aquí, ¿puede describir cómo interactúan el proceso de no conformidades y las oportunidades de mejora y las observaciones en una auditoría interna?

(SS) Me encanta esa pregunta, Roger. Siempre he dicho que una auditoría interna realmente necesita aportar valor. No es un ejercicio de látigo en el que alguien entra, revisa rápidamente los requisitos y proporciona un informe que se mostrará al auditor externo, pero en realidad no sale nada de la auditoría interna. El propósito de una auditoría interna es proporcionar valor a una organización. Parte de ese valor proviene de las no conformidades, las observaciones y las oportunidades de mejora.

Si el resultado de su auditoría no proporciona no conformidades, oportunidades de mejora y observaciones, entonces diría que no está sirviendo para el propósito previsto. Una no conformidad, por supuesto, va a identificar una brecha. Quizás la auditoría interna identifique que el plan de saneamiento de datos no ha identificado los relojes Apple, solo identifica las computadoras portátiles y los monitores. Esa es una brecha. Eso es una disconformidad. Corregir ese incumplimiento proporcionará la orientación necesaria para desinfectar un Apple Watch.

Cuando pensamos en una oportunidad de mejora, el trabajo del auditor interno es tomar su conocimiento, su experiencia laboral, su capacidad para observar un proceso y decir, creo que puede hacer ese proceso mejor. Un auditor externo realmente no puede consultar o decirle formas específicas de mejorar, pero para un auditor interno, ese debería ser uno de sus objetivos. Un auditor interno puede ayudar a una organización, ayudar a un reciclador, a mejorar sus procesos para que sean más efectivos, más eficientes. Ese debería ser uno de los resultados de una auditoría interna. No se trata solo de identificar las no conformidades, sino de brindar orientación sobre dónde mejorar y cómo mejorar. Ese es definitivamente uno de los resultados que esperaría ver en una auditoría interna.

(RG) Esa es otra razón por la cual la instalación debe tomarse tanto tiempo para elegir un auditor competente que pueda brindar ese nivel de asistencia.

(SS)Absolutamente.

(RG) Sara, muchas gracias por tu tiempo con nosotros. Para las instalaciones que escuchan: su auditor, quienquiera que sea, probablemente haya sido capacitado por la persona a la que ha estado escuchando durante los últimos minutos. Sarah es la principal capacitadora de todos los auditores líderes de R2 y le agradecemos mucho su trabajo en esta área y su tiempo hoy. Gracias de nuevo.

(SS) De nada, Roger. Gracias por invitarme. Como mencioné en el último podcast de esta serie, en SERI sabemos lo importante que puede ser un programa de auditoría interna, por lo que continuamos desarrollando nuevas herramientas de capacitación para ayudarlo, incluidos nuevos videos, hojas de información y formularios de muestra. Cualquier novedad se anuncia en la web de SERI. Busque en la columna Agregados recientemente en nuestra página de la Base de conocimientos.

Eso es todo por este episodio de Ask the R2 Guru. Gracias por escuchar y gracias como siempre al equipo de SERI por su ayuda en la producción de este podcast. Puede encontrar una transcripción completa de mi conversación con Sarah Smart en la sección Podcast del Base de conocimientos de R2 en el sitio web de SERI. Lo encontrará en el sitio www.sustainableelectronics.org.