TRANSCRIPCIÓN DEL PODCAST:

Las auditorías internas son un aspecto importante del Estándar R2. De hecho, existen requisitos específicos para las auditorías internas en tres áreas clave: cumplimiento legal; seguridad y saneamiento de datos; y para la auditoría de los requisitos de R2 en general. Entonces, ¿cómo puede su instalación crear un programa de auditoría interna efectivo? Ese es el tema de este episodio de Ask the R2 Guru. Soy RG de SERI – Campeones de Sustentabilidad Electrónica.

Debido a la importancia del proceso de auditoría interna, además de este podcast y otros materiales de orientación, SERI también está desarrollando una capacitación detallada sobre auditorías internas para ayudar a las instalaciones de R2 a desarrollar sus programas de auditoría interna. Si bien no entraremos en todos esos detalles en este podcast, revisaremos algunos de los elementos clave de un programa de auditoría interna, incluida la identificación de uno o más auditores internos, decidir si usar un consultor externo o cuándo, desarrollar un programa de auditoría interna y trabajar con su auditor interno o consultor para desarrollar un plan de auditoría interna.

Para comenzar, echemos un vistazo a por qué es tan importante un proceso sólido de Auditoría Interna. Al igual que su auditoría de certificación R2, las auditorías internas examinan sus operaciones para evaluar si se están realizando de conformidad con un conjunto de requisitos específicos.

El beneficio más importante de un programa de auditoría interna bien diseñado es que los problemas potenciales pueden identificarse y corregirse antes de que se conviertan en un problema. Otro beneficio es que una auditoría interna puede ser una evaluación mucho más detallada de una instalación R2 que una auditoría R2 que solo toma muestras de los procesos. Y el proceso de auditoría interna puede ir más allá de la mera identificación de áreas de posible incumplimiento al ayudar a una instalación a garantizar que la evidencia adecuada, como registros de procesos o instrucciones de trabajo, esté disponible. Estos registros y otras pruebas ayudarán a la instalación a demostrar claramente el cumplimiento de todos los requisitos de R2.

Para ser eficaz, la auditoría interna debe ser un proceso detallado. Lo que pongas en el proceso determinará qué tan efectivo es y qué obtienes de él. Como mencionamos anteriormente, hay algunas áreas amplias para examinar y planificar. Puede completarlos en cualquier orden... una vez más, aquí están:

Debe seleccionar y contratar uno o más auditores internos calificados. Más sobre esto en un momento, pero esto debe completarse al principio del proceso porque su disponibilidad determinará muchas de sus actividades de auditoría interna restantes.

También debe decidir si usar un consultor externo para ayudar a su instalación a prepararse para una o más de estas auditorías internas. Esto puede ser necesario para abordar los requisitos de competencia del auditor o para garantizar que el auditor sea independiente de los procesos que se auditan. Nuevamente, el tiempo de entrega es tu amigo en este caso.

Debe planificar y desarrollar su cronograma de auditoría interna en torno a las auditorías realizadas por su Organismo de Certificación. Esto le permitirá tener suficiente tiempo para corregir y cerrar cualquier disconformidad encontrado en sus auditorías internas antes de realizar su auditoría R2.

Y debe desarrollar un proceso y un plan de auditoría que incluya cualquier formulario u otros recursos que usted y sus auditores internos utilizarán para realizar sus auditorías y registrar cualquier hallazgo. El plan cubrirá detalles sobre cómo se realizarán las auditorías; qué se va a auditar; cómo se programarán las auditorías; y los responsables.

Una vez más, esos cuatro grandes elementos (selección de auditores, uso de consultores, programa de auditoría interna y planes y formularios de auditoría) se pueden completar en cualquier orden, lo que tenga más sentido para usted y su equipo de gestión.

Otro punto importante del proceso de auditoría interna; En los requisitos de R2, verá la frase auditor competente mencionado más de una vez. Esto significa que los auditores internos deben estar adecuadamente capacitados y tener experiencia en técnicas de auditoría y deben tener conocimiento del tema en dos áreas: los procesos que auditan y los criterios con los que auditan. La competencia se puede demostrar usando una combinación de tres cosas: educación formal, capacitación y experiencia.

Los auditores debidamente capacitados y competentes verán más allá de si solo tiene o no los procedimientos básicos documentados, sino que evaluarán si las operaciones realmente se están realizando de conformidad con esos procedimientos y los demás requisitos de la norma, y ​​si los resultados del proceso están produciendo. los resultados previstos. Un auditor hará esto al identificar y seguir pistas de auditoría, que son una serie de consultas y observaciones relacionadas con cualquier función o actividad en sus instalaciones. Estos registros de auditoría ayudan a probar los procesos implementados y confirman que funcionan de conformidad con los requisitos aplicables.

Un ejemplo de un registro de auditoría podría ser seleccionar un dispositivo procesado que está destinado a la reutilización y confirmar que se procesó correctamente mediante la revisión de los registros de prueba y desinfección de datos específicos de ese dispositivo. Con base en los registros generados a través de esos procesos, el auditor podría confirmar si se asignaron las categorías de productos funcionales y cosméticos adecuados a ese dispositivo en particular. Por supuesto, el auditor querría muestrear numerosos dispositivos de esta manera para obtener un nivel razonable de confianza de que el proceso está funcionando según lo previsto. Y, cuando se identifiquen problemas o no conformidades, el auditor seguiría esas pistas de auditoría para evaluar las posibles causas e incluso el alcance del problema.

Otro ejemplo de una pista de auditoría sería evaluar los productos entrantes y determinar qué materiales de enfoque contienen. Luego, el auditor confirmaría que los FM están incluidos en el plan de gestión de FM y luego verificaría con los registros de envío y procesamiento apropiados que los FM se envían a proveedores intermedios debidamente calificados.

Por lo tanto, se puede desarrollar una pista de auditoría a través de una combinación de actividades como observaciones visuales, revisiones de registros, verificación de cualquier producto o etiquetas de empaque, entrevistas a empleados; en realidad, cualquier cosa que demuestre los procesos realizados o los resultados de esas actividades. Y, si bien esta técnica puede ser una forma efectiva de identificar y corregir problemas antes de su auditoría R2, también puede ser una forma valiosa de identificar tendencias como problemas comunes o recurrentes.

Para tener éxito, los auditores internos deben tener el apoyo total de la instalación y no estar restringidos en lo que cubre la auditoría. La auditoría tampoco debe ser tan limitada en el tiempo que el auditor solo pueda hacer una revisión superficial de las actividades involucradas. Y, por supuesto, cualquier no conformidad identificada a través del proceso debe registrarse y abordarse mediante el proceso de acción correctiva. También se debe realizar un seguimiento de otros problemas potenciales que se identifiquen y, cuando sea necesario, se deben implementar acciones preventivas para evitar que estos problemas se conviertan en una no conformidad en el futuro.

Pero, una auditoría interna no es solo para abordar problemas. También se puede utilizar para resaltar actividades positivas y oportunidades de mejora que su instalación puede aprovechar aún más.

En general, un programa de auditoría sólido no solo lo ayudará a identificar y prevenir problemas antes de que se conviertan en incumplimientos, sino que también puede ayudarlo a identificar las diferentes pruebas que demuestran el cumplimiento de los requisitos, de modo que esté preparado para su certificación R2. auditoría. Recuerde, el objetivo general del proceso de auditoría interna debe ser prevenir las no conformidades, en lugar de simplemente encontrarlas.

Como mencioné anteriormente, en SERI sabemos cuán importante puede ser un programa de auditoría interna. Continuamos desarrollando nuevas herramientas de capacitación para ayudarlo, incluidos nuevos videos, hojas de información y formularios de muestra. Cualquier novedad se anuncia en la Base de conocimiento de SERI en el sitio web de SERI. Buscar De Auditoría Interna o revise el Recientemente Añadido columna en la página de la base de conocimientos.

Eso es todo por este episodio de Ask the R2 Guru. Gracias como siempre al equipo de SERI por su ayuda en la producción de esta serie de podcasts. Hay mucha información en este podcast, por lo que puede encontrar este guión completo con enlaces en la sección Podcast del Base de conocimientos de R2 en el sitio web de SERI. Lo encontrará en el sitio www.sustainableelectronics.org.