TRANSCRIPCIÓN DEL PODCAST:

Una auditoría de cumplimiento legal es una de las tres auditorías internas requeridas en el estándar R2. Hay algunas cosas en esta auditoría que la hacen diferente de cualquier otra auditoría requerida como parte de la certificación R2. En este episodio, hablaré con Mike Easterbrook, director de R2 de SERI y ex consultor y auditor de R2. Además, Mike es abogado, lo que le brinda una perspectiva única sobre el proceso de auditoría de cumplimiento legal. Esperamos que esté atento a este episodio de Ask The R2 Guru. Soy RG de SERI, Champions of Electronics Sustainability.

Mike Easterbrook fue invitado en un episodio anterior de este podcast, por lo que continuamos donde lo dejamos la última vez.

RG: Mike, continuemos nuestra conversación desde la última vez que estuviste en el podcast. Cuénteme más sobre sus antecedentes, específicamente en el cumplimiento.

ME: Comencé en esta industria cumpliendo con las normas y continué por ese camino, trabajando para instalaciones que cumplen con las normas. Vivo en California, por lo que tengo mucha experiencia con las reglamentaciones de California, pero también un amplio conocimiento de las reglamentaciones de EE. UU. y algunas reglamentaciones o pautas internacionales. Después de trabajar en las instalaciones, hice algunas consultorías y realicé muchas auditorías de cumplimiento para empresas en las que estaba pasando por el proceso de certificación. Y también trabajé como auditor principal durante un tiempo.

RG: Antes de estar en SERI, fui gerente de cumplimiento durante 10 años en dos instalaciones diferentes. Durante ese tiempo, realicé algunas auditorías de cumplimiento como auditor interno para otras empresas, y siempre se trataba de estar alerta a las cosas nuevas todo el tiempo. Nuevas regulaciones, nuevas condiciones, nuevas leyes tanto para nuestras instalaciones como para las instalaciones con las que interactuamos. Entonces, ¿cómo continuó su educación a medida que avanzaba en varias partes de esta industria como consultor, como persona de cumplimiento y como auditor?

ME: Dibujé de varias áreas diferentes. A través de listas de correo electrónico, de agencias reguladoras directamente, de seminarios web, de conferencias, de hablar con otros en la industria. Incluso asistí a algunas clases sobre Cal-OSHA y OSHA. Pero creo que si tiene un toque en el pulso de la industria, sabe qué tipo de cambios se avecinan. Por lo general, es algo que se discute ampliamente, y las agencias reguladoras suelen dar muchos avisos sobre los cambios que se avecinan.

RG: Cuando realicé auditorías internas, especialmente auditorías de cumplimiento, generalmente se sabía alrededor de una hora después de la auditoría por la mañana si algo iba a salir bien o no en una instalación determinada. Entonces, cuando era un auditor de cumplimiento, ¿qué vio cuando entró en una instalación que le permitió saber que esta instalación realmente entendía las auditorías de cumplimiento?

ME: Creo que es realmente una combinación de la documentación, la apariencia de la operación o la operación y la conciencia del personal. En el Plan de Cumplimiento Legal, la Instalación R2 identifica los requisitos legales aplicables de EHS, Seguridad de Datos, Importación/Exportación. Dependiendo de la jurisdicción, puede haber diferentes regulaciones sobre cómo deben manipularse, empaquetarse y enviarse los diferentes tipos de dispositivos. Con esos diferentes requisitos identificados, la instalación puede implementar instrucciones para el manejo de materiales, seguridad de datos, procesamiento, empaque y envío.

Por lo tanto, vería que el personal estuviera al tanto de lo que se debe hacer en función de las instrucciones de trabajo, que se desarrollaron sobre estos requisitos reglamentarios. Todos están atados a los diversos requisitos regulatorios que se identifican en su Plan de Cumplimiento Legal y que afectan la forma en que funciona su operación. Por lo tanto, los requisitos de Cumplimiento legal están integrados en la operación, y esta interacción de regulaciones y operaciones suele ser obvia para alguien que es un auditor capacitado o capaz de tener un buen ojo.

RG: Es casi imposible que un reciclador o restaurador de productos electrónicos o una instalación de ITAD No lidiar con las baterías en estos días, especialmente con la explosión de pequeños dispositivos y dispositivos móviles y teléfonos celulares y todo lo demás. ¿Cómo se aplica el tema general de las baterías en varias áreas de una auditoría de cumplimiento?

ME: Las baterías son un excelente ejemplo. Hay diferentes requisitos para diferentes tipos de químicas de batería. Podría ver los envíos de diferentes tipos de baterías y asegurarse de que cualquier tipo de declaración o identificación cumpliera con los requisitos del Plan de Cumplimiento Legal. Puede mirar el destino y, si es internacional, relacionarlo con los requisitos de importación/exportación aplicables. También puede haber regulaciones locales sobre el envío de baterías. Para ello, podría traer el Plan de gestión de materiales de enfoque de la instalación y ver si se envió a una instalación que exporta material. A partir de ahí, garantiza la legalidad de los proveedores intermedios para cualquier movimiento transfronterizo de importación, exportación y tránsito. Este proceso debe estar debidamente descrito en el Plan de Cumplimiento Legal y confirmado durante la auditoría de cumplimiento.

También puede mirar el área de almacenamiento o preparación para sus baterías. ¿El etiquetado o el empaque son apropiados y cumplen con las reglamentaciones aplicables? ¿Existe normativa que exija cierto tipo de manejo si el peso supera cierto nivel o cualquiera que sea el requisito aplicable? Podría hablar con el personal sobre los requisitos de manipulación y embalaje y ver qué se hace en una situación de emergencia como un derrame. O el descubrimiento de una batería dañada: cómo se embala o se maneja de manera diferente a una batería no dañada. O lo que hacen en caso de incendio: ¿tienen un tipo de extintor adecuado para apagar ese tipo de incendios de metales? Todos estos son registros de auditoría, y un buen auditor de cumplimiento relacionará esos registros de auditoría con el Plan de Cumplimiento Legal.

RG: Esa es una cantidad asombrosa de diferentes pistas de auditoría o áreas que un auditor puede seguir con solo un tipo de material como baterías. Pero en menor medida, ¿se puede aplicar este mismo proceso al resto de tipos de materiales que pasan por las instalaciones de R2?

ME: Si eso es verdad. Tomemos el ejemplo de una línea de desmantelamiento. Tal vez haya dos líneas: una para monitores y televisores de pantalla plana y otra para computadoras de escritorio. Primero, las pantallas planas. En una pantalla LCD, tiene la retroiluminación, que es la bombilla de luz fluorescente de cátodo frío que contiene polvos de fósforo con mercurio. Algunas posibles pistas de auditoría podrían examinar cómo se manipulan y empaquetan estas bombillas, que son dispositivos de mercurio. A partir de ahí, ¿existen regulaciones de EH&S que sean aplicables, como el uso de equipo de protección personal (PPE) o el control médico? ¿Existen requisitos de etiquetado una vez que los componentes se separan y se colocan en cajas? ¿Cómo se relacionan estos registros de auditoría con lo que se identifica en el Plan de Cumplimiento Legal?

Para la otra línea de desmantelamiento, las computadoras de escritorio, las posibles pistas de auditoría podrían examinar qué hace la instalación con el disco duro. ¿Qué tipo de normas de privacidad son aplicables? ¿Ha habido alguna violación de datos y/o seguridad? De ser así, ¿qué notificaciones se enviaron, si así lo exige la ley o el reglamento? Para el resto del escritorio, ¿cuál es el proceso para quitar la batería de la placa base? ¿Qué hacen con la batería? ¿Conoce la persona el manejo adecuado de ese tipo de baterías? Siga esa batería para relacionarla con los registros de auditoría de las instrucciones para manipular, empaquetar y enviar baterías primarias de litio que analizó anteriormente. En última instancia, vincula muchas de esas pistas de auditoría con el Plan de Cumplimiento Legal.

RG: Esa es una gran y detallada respuesta... wow. Sé que hemos mencionado esto anteriormente en videos de capacitación sobre auditoría de cumplimiento, pero me gustaría hablarles por solo un par de minutos sobre la falta de necesidad de una independencia total de un el cumplimiento auditor del proceso auditado, a diferencia de otras auditorías internas. ¿Por qué es este el caso y cómo puede ser utilizado en la práctica por las instalaciones y los auditores?

ME: Para mí, primero pienso en la competencia. La norma dice que el auditor debe tener conocimiento de las operaciones y requisitos aplicables. De todo lo que hemos estado hablando, la competencia de un auditor para una auditoría de cumplimiento se trata de su capacidad para observar la operación y auditar los requisitos aplicables. Luego, esto se vinculará con el Plan de Cumplimiento Legal. Por lo tanto, el personal que podría ser más competente para realizar la auditoría de cumplimiento podría ser el personal de cumplimiento de una organización, ya que esa persona o personas son las que más conocen tanto las operaciones como los requisitos aplicables. Esta es la razón por la cual parte del personal interno podría ser el más adecuado para la auditoría de cumplimiento. Si está utilizando a alguien externamente, querrá asegurarse de que también tenga ciertas competencias, porque así lo exige el estándar.

RG: Ese es un concepto intrigante. Tengo una pregunta que sigue a eso. ¿Cómo cree que se aplica cuando un auditor de un organismo de certificación se presenta para una auditoría de certificación final? ¿Mirarán más de cerca una auditoría de cumplimiento porque es posible que las personas internas estuvieran auditando su propio trabajo?

ME: No lo creo... lo que pasa con el auditor del organismo de certificación externo es que no están haciendo un el cumplimiento auditoría. Por lo tanto, no están mirando para ver si estás cumpliendo o no con las regulaciones. Lo que están haciendo es evaluar su conformidad con los requisitos del estándar, o estándares, para los cuales está siendo certificado. Uno de los requisitos del estándar R2 es que realice una auditoría de cumplimiento. Una instalación debe demostrar conformidad con los requisitos—en este caso, que se realizó una auditoría de cumplimiento, que los incumplimientos se trataron con prontitud y que se utilizaron auditores competentes. El auditor externo que hace la auditoría de certificación está mirando más a la . No buscan el cumplimiento, buscan ver si la auditoría de cumplimiento se realizó o no de conformidad con los requisitos del requisito básico 4.

RG:  Gracias, eso lo aclara. Gracias por una gran cantidad de información y antecedentes de ambos lados de la mesa de auditoría. Usted es una de las pocas personas que ha estado en las dos mitades del proceso de auditoría. Es una parte importante del programa de auditoría interna y estamos muy contentos de contar con su experiencia.

ME: Gracias, roger.

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RG:  Eso es todo por este episodio de Ask the R2 Guru. Gracias por escuchar y gracias nuevamente a Mike Easterbrook y, como siempre, al equipo de SERI por su ayuda en la producción de este podcast. Puede encontrar una transcripción completa de mi conversación con Mike en la sección Podcast del Base de conocimientos de R2 en el sitio web de SERI. Lo encontrará en el sitio www.sustainableelectronics.org.