TRANSCRIPCIÓN DEL PODCAST:

Las no conformidades más comunes para R2v3 

Se han realizado más de 600 auditorías R2v3 en instalaciones de todo el mundo. Con tantas auditorías completadas, ahora conocemos los problemas más comunes que resultaron en no conformidades en esas instalaciones. En este episodio, vamos a examinar algunas de estas disconformidades con sugerencias sobre cómo usted y sus instalaciones pueden prepararse mejor para ellas. Esperamos que esté atento a este episodio de Ask The R2 Guru. Soy RG de SERI, Champions of Electronics Sustainability.

Primero, una nota de que este podcast se está grabando a fines de febrero de 2023 y cientos de instalaciones R2 aún están en proceso de transición al estándar R2v3. Pero como mencioné anteriormente, las tendencias compiladas están disponibles a partir de más de 600 auditorías que se han completado. A partir de estas tendencias, podemos identificar las no conformidades más comunes. Hay once de ellos y los enumeraré rápidamente al principio aquí y luego entraré en detalles sobre tres de ellos. No es necesario tomar notas o tratar de memorizar esta lista de 11 porque una transcripción completa de este podcast está disponible en la sección de podcasts de la Base de conocimientos. Está en el sitio web de SERI.

Entonces, repasemos rápidamente esa lista de 11, comenzando con un problema del requisito básico 4. Una de las 11 principales disconformidades fue que las instalaciones R2 carecían de la evidencia adecuada para demostrar la legalidad de sus importaciones y exportaciones. Esto es del requisito básico 4(c)(1) y (2).

A continuación, del requisito básico 6 surgieron dos problemas. En primer lugar, algunas instalaciones carecían de una correlación interna entre sus categorías de clasificación y evaluación y las categorías enumeradas en el Documento de categorización de equipos R2, o REC. Este es el requisito básico 6(a)(2). Además, las categorías del REC no se divulgaron a los compradores que compraron dispositivos reutilizables, específicamente, el estado de desinfección de datos y la condición cosmética de esos dispositivos. Esto es del requisito básico 6(e)(2)(A).

Del Requisito básico 7, algunas instalaciones no realizaron una auditoría anual de seguridad y desinfección de datos que se requiere en el Requisito básico 7(c)(3). Y del Requisito Básico 7(b)(3), las instalaciones carecían de señalización que controlara el acceso no autorizado a aquellas partes de sus instalaciones dedicadas al almacenamiento, evaluación y procesamiento de dispositivos que contienen datos.

Desde el requisito básico 8, las instalaciones no contaban con un diagrama de flujo de proveedores intermedios completo y documentado hasta la disposición final de los materiales de enfoque o hasta la primera instalación R2V3.

Hubo dos no conformidades más comunes relacionadas con la gestión de proveedores intermedios; ambos son del Apéndice A. Parece que algunas instalaciones estaban confundidas sobre las dos opciones del requisito 4 en ese apéndice. Entraremos en detalles sobre esto en unos momentos, pero las instalaciones no registraron su cadena de reciclaje aguas abajo que administran con SERI, lo que permite que su seguimiento aguas abajo se detenga en la primera instalación R2. También del Apéndice A, las instalaciones no cumplían con todos los requisitos del Apéndice A(8), que es una calificación completa y minuciosa de los proveedores intermedios que no cuentan con la certificación R2v3.

Las últimas tres no conformidades comunes encontradas entre las primeras 600 auditorías R2v3 realizadas provienen todas del Apéndice B: Desinfección de datos. Según el requisito 5(c) del Apéndice B, las instalaciones carecían de 60 días de grabaciones de video de todas las áreas de sus instalaciones donde se reciben, almacenan o pasan equipos o materiales con datos. En un incumplimiento relacionado, las instalaciones tampoco tenían 60 días de grabaciones de video de destrucción de datos físicos en sus instalaciones. Este es el requisito 9 del Apéndice B. Y, por último, se encontró que las instalaciones no cumplían con el requisito 13 del Apéndice B, que exige un muestreo de rutina de todos los medios de almacenamiento de datos desinfectados lógicamente, para verificar que los datos no sean recuperables mediante software comercial.

Pasemos el resto de este podcast analizando más de cerca tres de estas no conformidades comunes del Requisito básico 6, el Requisito básico 8 y el Apéndice A.

Comenzaré leyendo la redacción del estándar del requisito básico 6(a)(2). Al discutir la documentación requerida por las instalaciones para evaluar, clasificar y categorizar componentes y materiales de equipos electrónicos, las instalaciones deben hacer lo siguiente del requisito (a)(2):

Incluya las categorías aplicables de la Categorización de equipos R2 o mantenga una correlación documentada de las categorías existentes en uso con las definidas en el REC para demostrar los niveles de funcionalidad, el estado de desinfección de datos y la condición física de los artículos..

Este requisito está en el estándar para permitir que las instalaciones usen sus propias categorías de categorización y evaluación que pueden haber estado usando durante años o que están en su software existente, siempre que coincidan sus categorías con las categorías en el documento de categorización de equipos R2. . Las instalaciones pueden usar uno u otro, pero las no conformidades encontraron que muchas instalaciones no estaban usando ninguno de los dos, o que las categorías que estaban usando no coincidían con las categorías en el documento REC. Este requisito se diseñó para dar cierta flexibilidad a las instalaciones y, al mismo tiempo, garantizar que tengan un proceso riguroso para evaluar y categorizar sus equipos, componentes o materiales electrónicos, manteniendo cierto grado de consistencia en la categorización en todas las instalaciones R2.

En términos prácticos, una instalación que tenga un sistema establecido para categorizar materiales podría enumerar sus diversas categorías, con una breve descripción de cada una, junto con una lista de la Categoría REC equivalente. O podrían enumerar las diversas categorías de REC con una lista correspondiente de las categorías de la instalación. Para su instalación, solo asegúrese de usar una u otra, ya sea las categorías REC para el estado de limpieza de datos, la funcionalidad y la condición cosmética o sus propias categorías, que coincidan con las del REC. En la página inicial del REC, el cuarto párrafo explica esto y le permite elegir cualquier método. Cualquiera que sea el método que se utilice, es importante que las instalaciones R2 utilicen las clasificaciones introductorias del REC, como Flujo controlado R2, Flujo no controlado, Sin datos y Desinfección previa porque estas clasificaciones de alto nivel se aplican a todas las instalaciones y determinan los procesos necesarios que seguir, como el saneamiento de datos, las pruebas, la reparación, la recuperación de materiales y el uso de proveedores intermedios.

El requisito básico 8(a)(3) parece ser otro punto de confusión, lo que genera incumplimientos en torno a este requisito. El requisito 8(a) trata sobre el desarrollo y cumplimiento de un plan de gestión de FM en las instalaciones R2, y el requisito 3 exige lo siguiente:

Cuando no sea el punto final de procesamiento, un diagrama de flujo de la cadena de reciclaje aguas abajo seleccionada de acuerdo con el Apéndice A, Cadena de reciclaje aguas abajo, incluida la identificación de los movimientos internacionales, ya sea hasta la disposición final o la primera instalación certificada R2 aguas abajo.

Cientos de instalaciones han utilizado un diagrama de flujo de la cadena de reciclaje posterior de una instalación desde el comienzo del estándar R2, pero R2V3 hace que este diagrama de flujo sea un requisito. Entonces, para las instalaciones que están en transición al estándar R2V3, esta podría ser la razón por la que se ha pasado por alto este requisito. Sin embargo, es un requisito y debe incluirse en el plan de gestión de materiales de enfoque de cada instalación. Mientras verifica para asegurarse de tener este diagrama de flujo en el plan FM de su instalación, recuerde que si está enviando materiales a un proveedor intermedio certificado R2v3, el seguimiento de ese material puede detenerse con ese proveedor intermedio certificado R2v3, siempre que ha presentado su diagrama de flujo de proveedor intermedio con SERI.

Cuando era gerente de cumplimiento para un restaurador y reciclador certificado R2, antes de unirme al personal de SERI, descubrí que un diagrama de flujo descendente era una herramienta realmente efectiva por varias razones. No solo fue una manera fácil de realizar un seguimiento de los diversos proveedores intermedios que se estaban utilizando, sino que también fue una buena herramienta de comunicación para capacitar al resto del personal sobre la importancia de realizar un seguimiento y administrar con precisión el flujo descendente de materiales de enfoque. . A ejemplo de diagrama de flujo aguas abajo está disponible en la página Register Your Downstream en Knowledge Base en el sitio web de SERI, y el Episodio 9 de esta serie de podcasts también tiene información adicional sobre el seguimiento y la administración de Downstream Vendor.

Esto se conecta directamente con la tercera y última disconformidad común que veremos en detalle en este podcast. Se relaciona muy de cerca con el último y es del Apéndice A, requisito (4). Es para instalaciones que no registran su cadena de reciclaje aguas abajo con SERI. Aunque esta no conformidad generalmente se escribe contra el requisito (4)(b), en realidad se trata del requisito (4)(a) y (b) porque los dos están vinculados, lo que brinda a las instalaciones R2 una opción sobre cómo rastrear su flujo descendente. cadena de reciclaje. Pueden rastrear su cadena de reciclaje aguas abajo hasta la disposición final o hasta la primera instalación R2v3. Depende de ellos; aquí está el requisito:

Una instalación R2 deberá...

(a) rastrear y demostrar la cadena de reciclaje aguas abajo completa de todos los flujos controlados de R2 hasta su disposición final, o
(B)  Registre en SERI la parte de la cadena de reciclaje aguas abajo que administra, incluidos todos los flujos controlados de R2 hasta la disposición final o la primera instalación de R2, para permitir el mapeo de toda la cadena y registrar cualquier cambio antes del envío.

 Al escribir esta parte del Apéndice A, el Comité Asesor Técnico de SERI les dio a las instalaciones la opción de elegir el camino que tomarían. Esas instalaciones pueden rastrear su cadena de reciclaje aguas abajo hasta la disposición final de todos los materiales, o pueden registrar su cadena aguas abajo con SERI y luego rastrear esos materiales hasta la primera instalación R2v3, donde se detiene el seguimiento.

Si esto parece un poco confuso, tenemos dos entrenamientos diferentes. los videos en el Apéndice A en la Base de conocimiento de R2 en el sitio web de SERI y en esos videos, hay gráficos que explican este proceso con mucho más detalle. Para que su instalación evite este incumplimiento, es importante elegir una de esas dos opciones: documentar todo para cada proveedor intermedio hasta la disposición final de cada material de enfoque o archivar su diagrama de flujo descendente con SERI. Es un proceso fácil. El formulario utiliza para presentar su downstream en el sitio web de SERI.

Entonces, ya sea que se esté preparando para su primera auditoría R2V3 o su primera auditoría de vigilancia anual, esperamos que esta lista de disconformidades comunes lo ayude en el proceso de tener una auditoría productiva y exitosa.

Una nota final... algunas instalaciones R2 podrían salir de su auditoría decepcionadas porque su auditor encontró algunas no conformidades que necesitaban corrección, mientras que otras podrían estar celebrando una auditoría en la que no se encontraron no conformidades. Pero tenga en cuenta que el proceso de obtener la certificación R2 significa que cualquiera que sea el resultado de una sola auditoría, su instalación ha decidido prepararse para esas auditorías a fin de que su instalación rinda cuentas con un alto estándar, verificado a través de un proceso de auditoría externa que requiere conformidad con todos los requisitos aplicables. Y este proceso crea y refuerza esa responsabilidad a través de la mejora continua, para que los clientes puedan tener una mayor confianza en que las instalaciones de R2 como la suya gestionan correctamente los productos electrónicos usados.

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Eso es todo por este episodio de Ask the R2 Guru. Gracias por escuchar y, como siempre, gracias al equipo de SERI por su ayuda en la producción de este podcast. Y una vez más, puede encontrar una transcripción completa de este podcast con una lista de las disconformidades más comunes en la sección Biblioteca de podcasts del Base de conocimientos de R2 en el sitio web de SERI. Lo encontrará en el sitio www.sustainableelectronics.org.