TRANSCRIPCIÓN DEL PODCAST:

Hemos estado escuchando de las instalaciones de R2 y los organismos de certificación a lo largo de 2021, haciendo las mismas preguntas: ¿cómo navegamos por los problemas logísticos de auditoría? Lo escuchamos, y una respuesta es Auditorías de Transición Remota.

Entonces, ¿qué son las auditorías de transición remotas, cómo puede una instalación calificar para una y qué deben hacer? Ese es el tema de este episodio de Ask The R2 Guru. Soy Roger Greive, de SERI - Champions of Electronics Sustainability.

Comencemos con lo que es una auditoría remota. Muy simple, es donde un auditor no visita físicamente sus instalaciones, sino que utiliza enlaces de video, documentos cargados y otras comunicaciones electrónicas para realizar su auditoría. Existen algunas diferencias importantes entre una auditoría R2v3 remota y una auditoría in situ. Una auditoría remota tiene dos elementos principales. El primer elemento es como una auditoría in situ tradicional, donde el auditor interactúa con las personas en las instalaciones, pero en una auditoría remota, utiliza enlaces de video o audio. Para el segundo elemento, el auditor trabaja fuera de línea revisando los documentos y registros que ha cargado la instalación. Y debido a que el auditor está trabajando fuera de línea cuando revisa la evidencia que se cargó, esto permite que la auditoría se realice en varios segmentos durante un período de tiempo. Estos segmentos se adaptan a cada proceso de auditoría individualmente. Para las instalaciones R2 que solo han tenido auditorías en el sitio, esto puede tomar un tiempo para acostumbrarse porque una auditoría remota no está en un horario continuo que comienza en la mañana y se ejecuta hasta el final del día durante algunos días seguidos.

Con el inicio de la pandemia a principios de 2020, SERI comenzó a trabajar con los organismos de certificación para desarrollar un proceso para realizar auditorías de vigilancia remota en las instalaciones de R2. Nos dimos cuenta desde el principio de que para las instalaciones nuevas en R2, un auditor tenía que caminar físicamente por una instalación, por lo que no se permitían las auditorías remotas por primera vez. Y hasta que este nuevo proceso de auditoría remota se probara, probara y refinara a fondo, tampoco se permitió para las auditorías de recertificación más largas. Pero ahora, con dos años de experiencia en la gestión de auditorías remotas, hemos anunciado que se permitirán las auditorías de transición remota al estándar R2v3. Hay una serie de condiciones y requisitos que se deben cumplir, y los abordaremos en unos minutos, pero en su mayor parte esto es una ventaja para las instalaciones R2 que califican. Elimina algunas barreras logísticas para las auditorías y hace que la programación de auditorías sea mucho más flexible. Y debido a que no hay costos de viaje para el auditor, una auditoría de transición remota probablemente reducirá sus costos de auditoría.

Entonces, con esta opción disponible, su próxima pregunta lógica probablemente sea: "¿Esto puede funcionar para mi instalación?" Comencemos respondiendo eso con las condiciones básicas que su instalación debe cumplir. Primero, su instalación no debe haber tenido cambios significativos en su organización u operaciones desde su última auditoría. A continuación, deberá trabajar con su organismo de certificación para determinar si una auditoría de transición R2v3 independiente funciona con su programa de auditoría general. Estas auditorías de transición remota no están integradas con las auditorías del sistema de gestión. También deberá determinar si su instalación tiene suficiente tecnología de comunicaciones y recursos para permitir que un auditor tenga acceso remoto a video a todas las partes de su instalación, adentro y afuera, y la capacidad de entrevistar a empleados seleccionados, en sus estaciones de trabajo si es necesario. Una vez más, trabaje con su OC para ver si el proceso de auditoría de transición remota puede funcionar para su instalación. SERI ha puesto a disposición la opción de auditoría de transición remota, pero la decisión de si califica depende únicamente de su organismo de certificación.

Si reúne los requisitos, la preparación para una auditoría de transición remota es en gran medida la misma que el proceso para una auditoría in situ R2v3. Estas son cosas como completar una auditoría interna, una auditoría de cumplimiento y una auditoría de seguridad de datos, y el cierre de cualquier no conformidad encontrada en esas auditorías.

Hay seis actividades principales involucradas en una auditoría remota. Acabo de hablar sobre el primero que está trabajando con su organismo de certificación para ver si califica para uno. Si lo hace, el segundo paso es recopilar toda la documentación y los registros necesarios para esta auditoría y cargarlos en una aplicación segura para compartir documentos en línea para uso de su organismo de certificación. Tenemos una lista de comprobación disponible en la base de conocimientos de orientación para ayudarlo con esto.

Después de eso, su auditor verificará que toda la información esencial esté disponible para su revisión y programará una reunión de apertura para comenzar la auditoría. También harán un recorrido virtual por su sitio y sus operaciones.

El cuarto paso es que el auditor comience el proceso de revisión de documentos y registros. Esto se hace fuera de línea y es probable que no esté en contacto constante con el auditor durante esta parte de la auditoría. Este proceso de revisión le permite al auditor determinar qué pistas de auditoría desea seguir y qué operaciones desea inspeccionar durante el siguiente paso.

Durante el quinto paso, el auditor realiza entrevistas con los trabajadores y hace un seguimiento de cualquier otra pregunta que puedan tener sobre sus operaciones, documentación o registros.

El paso final es una reunión de cierre virtual en la que tendrá la oportunidad de revisar los hallazgos de la auditoría y específicamente cualquier disconformidad que se haya identificado durante la auditoría.

Si es un oyente habitual de esta serie de podcasts, me ha escuchado decir esto antes: hay recursos útiles sobre auditorías de transición remotas en R2 Guidance and Knowledge Base. si buscas auditoría de transición remota, encontrarás un lista de comprobación que lo lleva a través de cada paso del proceso, incluidos los preparativos previos a la auditoría, la determinación del alcance de sus operaciones, el establecimiento de las conexiones técnicas adecuadas para la auditoría remota y, finalmente, una lista completa de la documentación que deberá cargar. También encontrarás un hoja de preguntas y respuestas y el texto completo de Aviso SERI 24 que cubre el proceso de auditoría de transición remota en detalle.

Una vez más, estas auditorías de transición remota no son apropiadas para todas las instalaciones y en todas las situaciones, pero si califica, una auditoría remota ofrece cierta flexibilidad en su proceso de transición al estándar R2V3.

Como siempre, espero que hayas disfrutado este episodio de Ask The R2 Guru y que te haya resultado útil. Gracias a Sean DeVries, Sarah Kim y Jeff Seibert por su ayuda en la producción de esta serie de podcasts. Si tiene alguna pregunta o comentario o desea sugerir un tema para un futuro podcast, utilice el formulario de contacto en el sitio web de SERI. Lo encontrará en SustainableElectronics.org.